Wer sich einen klaren, effizienten und strukturierten Arbeitsablauf wünscht, braucht Arbeitsprozesse und Workflows. Was muss man bei der Erstellung beachten?
Wer sich einen möglichst klaren, effizienten und strukturierten Arbeitsablauf in seinem Unternehmen wünscht, braucht Arbeitsprozesse und Workflows. Warum eine Prozessoptimierung sinnvoll ist und worauf man dabei achten muss.
Die Prozessoptimierung ist dafür da, Arbeitsabläufe zu analysieren, zu dokumentieren, Schwachstellen aufzudecken und den Workflow zu optimieren. Zudem sind höhere Qualität und Kosteneinsparung das Ziel. Wir arbeiten uns jetzt durch den Prozess von oben nach unten durch und starten mit der Definition.
Um diese Frage zu beantworten, müssen wir beim Aufbau ganz oben anfangen.
Das ganze Konstrukt nennt sich Geschäftsprozess. Dieser wird zur Erreichung eines Geschäftsziels eingesetzt. Er ist der Oberbegriff und setzt sich aus zwei Ebenen zusammen:
Der Prozess ist grundsätzlich eine Abfolge von Aktivitäten bzw. Handlungen, der einen vordefinierten Startpunkt hat und ein Endziel verfolgt, wie etwa die Erstellung eines Dokuments.
Um einen einzelnen Prozess zu bearbeiten und abzuschliessen, braucht es unterschiedliche Aktivitäten, die meist von unterschiedlichen Mitarbeitern durchgeführt wird, wie etwa der Informationsbeschaffung für die Erstellung des Dokuments.
Der Workflow (auf Deutsch: Arbeitsablauf) ist die Automatisierung des oben genannten Prozesses. Die Aktivitäten werden auf kleinste Schritte zerlegt, die etwa festlegen, wer was bis wann mit welchen Hilfsmitteln erledigen muss, damit der Prozess beendet werden kann.
Hat man erst mal einen Workflow im System erstellt, übernimmt dieser den Grossteil der ursprünglich zeitraubenden Aufgaben von einzelnen Mitarbeitern. Arbeitsschritte, die Kommunikation und Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen benötigte, sind jetzt automatisiert und sorgen dafür, dass man für Wichtigeres wieder Zeit hat.
Nehmen wir ein Beispiel aus dem Recruiting. Eine Stelle wird ausgeschrieben, es folgen Bewerbungen und Gespräche. Das komplette Vorgehen, das nun folgt, ist grundsätzlich immer dasselbe, nur die Protagonisten ändern sich. Inwiefern lässt sich dieser effizienter gestalten?
Der bisherige Ablauf könnte ungefähr so ausschauen:
Ein automatisierter Workflow, der etwa mit einer HR-Software gestaltet wird, ist um einiges effizienter und kürzer.
Durch die Erstellung im System ist der Kandidat bereits eingespeist und kann nun als digitale Personalakte angelegt werden. Der ganze Nachrichtenverlauf und die Unterlagen aus dem Recruiting-Prozess sind hier weiterhin sichtbar. Durch den Recruiting-Workflow kann gleich der nächste Workflow für das Onboarding gestartet werden und verschiedene Schritte können parallel laufen.
Das Recruiting von jacando hat diese Prozesse bereits automatisiert und lässt Ihnen mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.
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