Im Kampf um die Top-Talente kommt es in Stellenbeschreibungen auf jedes Wort an. Worauf genau Sie beim Schreiben achten sollten, erfahren Sie hier.
Fast jeder, der eine Firma führt oder in der Personalplanung arbeitet, musste wohl schon einmal eine Stellenbeschreibung schreiben. In Zeiten, in denen in einigen Branchen ein regelrechter War for Talents ausgebrochen ist, kommt es da auf jedes Wort an. Eine falsche Formulierung kann schnell dazu führen, dass ein vielversprechendes Talent bei der Konkurrenz anheuert.
Worauf genau Sie beim Schreiben achten sollten und welche Inhalte einer Stellenbeschreibung keinesfalls fehlen dürfen, erfahren Sie in unserem Ratgeber zum Thema.
Bei einer Stellenbeschreibung handelt es sich um eine detaillierte Beschreibung einer freien Arbeitsstelle. In dieser werde auf die Aufgaben, Pflichten, notwendigen Kompetenzen und zu erreichenden Ziele der jeweiligen Arbeitsstelle eingegangen wird.
Mit ihrer Hilfe wird eine Stelle von anderen Stellen abgegrenzt oder mit diesen in Beziehung gesetzt. Dies ermöglicht eine klare Festlegung der Verantwortungsbereiche aller Stelleninhaber und deren Einordnung in die Unternehmensstruktur. Wichtig ist außerdem, dass eine Stellenbeschreibung immer personenneutral formuliert ist.
Wie schon zuvor erwähnt, ist eine Stellenbeschreibung keine Stellenausschreibung. Hier muss klar unterschieden werden. Wo eine Stellenbeschreibung ein Instrument zur Definition einer Stelle ist, ist eine Stellenausschreibung ein Instrument zur Promotion einer offenen Stelle im Unternehmen.
Zwar werden in Stellenausschreibungen Inhalte der Stellenbeschreibungen genutzt, allerdings in aller Regel in einer deutlich abgespeckten Version. So gelangen Firmeninterna nicht an die Öffentlichkeit und interessierte Jobsuchende werden nicht mit zu vielen Details überrumpelt.
Auch wenn sich das Konzept Arbeitsplatzbeschreibung zunächst abstrakt anhört und von den Verantwortlichen oftmals als lästige Schreibarbeit angesehen wird, hat es großen praktischen Nutzen für Unternehmen.
Die Führungskräfte eines Unternehmens greifen beispielsweise regelmäßig auf Stellenbeschreibungen zurück, um Ziele und Aufgaben ihrer Mitarbeiter zu definieren. Gibt es Differenzen zwischen zwei Angestellten, etwa über Verantwortlichkeiten im Unternehmen, kann zur Schlichtung auf die Stellenbeschreibungen zurückgegriffen werden.
Auch in Sachen Personalentwicklung haben Stellenbeschreibungen eine Daseinsberechtigung. Gibt es eine zu besetzende Stelle, können mit ihrer Hilfe Rückschlüsse auf Kompetenzen, Funktionen und Befugnisse eines Stelleninhabers gezogen werden. So kann ein Arbeitnehmer gezielt gefördert und weitergebildet werden, um eine vakant werdende Stelle zu übernehmen.
Hin und wieder kommt es vor, dass Mitarbeiter sich unsicher über ihre Zuständigkeitsbereiche sind. Gerade in Zeiten der Veränderung in Unternehmen, zum Beispiel nach Umzügen, Umstrukturierungen oder Führungswechseln ist das ein normales Vorkommnis.
Klare Stellenbeschreibungen können in solchen Situationen einen großen Unterschied machen, da dort die Aufgaben und Pflichten eines Mitarbeiters schwarz auf weiß niedergeschrieben und klar formuliert zu finden sind.
Bei der Planung großer Projekte oder komplexer Prozesse kann schnell Chaos ausbrechen. Klare Stellenbeschreibungen sorgen für eine Abgrenzung der Befugnisse, Kompetenzen und Funktionen der Mitarbeiter im Unternehmen. So können jedem Stelleninhaber passende Aufgaben im Rahmen eines Projekts oder Prozesses zugewiesen werden.
Auch und besonders den Mitarbeitern in der Personalplanung erleichtern Stellenbeschreibungen das Leben.
Beim Schreiben einer Stellenanzeige wird die jeweilige Arbeitsplatzbeschreibung fast immer als Vorlage genutzt. Immerhin enthält sie sämtliche Informationen, die der HR-Mitarbeiter zur Erstellung einer Stellenausschreibung benötigt.
In der Stellenbeschreibung sind oft Kompetenzen, Pflichten und Aufgaben einer Position beschrieben. Diese Dokumentation hilft den Mitarbeitern im Bereich HR bei der Auswahl geeigneter Bewerber. Besonders die Tätigkeitsbeschreibung spielt hierbei eine wichtige Rolle, da HR-Mitarbeiter oftmals keine Experten auf dem Gebiet sind, für das sie unter vielen Bewerbern einen geeigneten für die Position im Unternehmen aussuchen müssen.
Dank der Stellenbeschreibungen lassen sich nach der Bewerberauswahl auch Arbeitsverträge viel einfacher erstellen, da auch hierfür auf Informationen bezüglich Aufgaben, Vorgaben und Befugnisse zurückgegriffen werden kann.
Neue Mitarbeiter müssen meist eingearbeitet werden, bevor sie die für sie angedachten Aufgaben vollumfänglich übernehmen und ihren Beitrag leisten können. Damit dies möglichst schnell gelingt, können Kontaktpersonen innerhalb des Unternehmens kontaktiert werden, die in der Stellenbeschreibung vermerkt wurden.
Beim Erstellen von Stellvertretungsplänen und Urlaubsplänen sind Stellenbeschreibungen eine große Hilfe, da dort oft auch Personen mit ähnlichen Kompetenzen wie der Stelleninhaber vermerkt werden.
Mithilfe der in der Stellenbeschreibung festgelegten Ziele einer Stelle kann der Stelleninhaber bei der regelmäßigen internen Leistungsevaluierung besser bewertet werden. Schon im Vorfeld können Mitarbeiter des Personalwesens Bewertungsbögen auf Grundlage dieser Daten erstellen.
Auch dann, wenn sich die Wege von Arbeitgeber und Arbeitnehmer wieder trennen, kann eine Stellenbeschreibung noch von Nutzen sein. Dank der Tätigkeitsbeschreibung kann das Arbeitszeugnis für den scheidenden Mitarbeiter nämlich einfacher und schneller erstellt werden. Der Arbeitgeber kann diese Situation außerdem nutzen, um die Stellenbeschreibung auf Herz und Nieren zu prüfen und, falls nötig, den Inhalt zu überarbeiten.
Kommen wir nun aber endlich zum Punkt. Was gehört eigentlich alles in eine gute Stellenbeschreibung? Eine gute Job Description muss mehrere Punkte enthalten. Wie detailliert auf diese eingegangen wird, das geht jedes Unternehmen anders an. Folgende Punkte sollten auf jeden Fall in jeder Arbeitsplatzbeschreibung zu finden sein:
Die Stellenbezeichnung sollte die betreffende Stelle kurz und prägnant, am besten in einem Wort, beschreiben. Anstatt „Manager, der für die Koordinierung von Projekten verantwortlich ist“ schreiben Sie als Bezeichnung der Stelle also besser „Projektmanager“.
Hier wird die Stelle in die übergeordnete Struktur des Unternehmens eingeordnet.
In großen Unternehmen haben Mitarbeiter oft Nummern, die nach einem bestimmten Muster vergeben werden und die Zuordnung erleichtern.
Falls die Stelle schon besetzt ist, sollte auch der Name des Stelleninhabers nicht unerwähnt bleiben.
Hier folgt eine kurze Beschreibung der Hauptaufgaben, die der Stelleninhaber übernehmen muss. Der Projektmanager soll beispielsweise eine Umstrukturierung des Lagers leiten. Dann könnte die Tätigkeitsbeschreibung etwa so aussehen: „Planung und Koordinierung der Umstrukturierung unseres Logistikzentrums“.
Meistens soll der Mitarbeiter neben seiner Hauptaufgabe noch weitere Nebenaufgaben übernehmen. Hier folgen Sie demselben Muster wie oben. Eine Beschreibung in kurzer, prägnanter Formulierung ist völlig ausreichend.
Anschließend folgt eine Beschreibung der Ziele des Stelleninhabers, ebenfalls in prägnanter Sprache. Zum Beispiel: „Erhöhung des Warenumschlags um 45 % im Jahr 2022“.
Hier werden die Verantwortlichkeiten des Stelleninhabers beschrieben. Beispielsweise: „Alleinige Verantwortung über die Umstrukturierung unseres Logistikzentrums bei laufender Zusammenarbeit mit anderen Stellen“.
Hier werden kurz alle Pflichten des Stelleninhabers beschrieben.
Hier wird festgelegt, was der Stelleninhaber sich erlauben darf. Darf er noch nicht einmal Stapler fahren oder darf er bei Bedarf den Hauptserver des Hauses stilllegen?
Welche vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Arbeits- und Hilfsmittel darf der Stelleninhaber verwenden? Hier werden beispielsweise Schlüssel, Mobiltelefone und Firmenwagen aufgeführt.
Falls die Stelle eine Führungsposition ist, wird hier angegeben, wer dem Stelleninhaber untergeben ist.
Hier wird festgelegt, an wen der Stelleninhaber zu berichten und von wem er Anweisungen entgegenzunehmen hat. Beispiel: „Bereichsleiter Logistik“
Bei einem etwaigen Ausfall muss der Arbeitgeber schnell reagieren können. Daher sollte schon von Anfang an für eine Stellvertretung jeder Stelle gesorgt sein. In unserem Beispiel könnte beispielsweise ein erfahrener Vorarbeiter zeitweise die Aufgaben des Projektmanagers übernehmen.
Hier sollten häufige Kontaktpersonen des Stelleninhabers aufgeführt werden. Dies erleichtert den Aufbau von Kommunikationswegen.
Neben diesen Hauptpunkten können Sie in der Stellenbeschreibung außerdem auf weitere wichtige Fragen bezüglich der Position eingehen. Welche das sind, hängt stark von der jeweiligen Position ab. Beispiele:
Da wir jetzt wissen, was in eine gute Stellenbeschreibung gehört, schauen wir uns einmal an, welche Informationen dort auf keinen Fall zu finden sein sollten.
Hierzu zählen besonders alle Informationen, die eher in die Stellenanzeige zur Position gehören. Anforderungsprofile und erwartete Qualifikationen sollten genauso wenig in der Stellenbeschreibung zu finden sein wie Informationen zum Unternehmen selbst. Letztendlich handhabt aber jede Organisation ihre Stellenbeschreibungen anders.
Für weiterführende Informationen zum Inhalt und der Erstellung einer Stellenausschreibung können Sie sich gerne einmal unseren Artikel zum Thema „Worauf Sie bei der Stellenausschreibung achten müssen“ näher anschauen.
Stellenbeschreibungen bieten sowohl den Arbeitnehmern im Personalmanagement als auch den Führungskräften eines Unternehmens viele Vorteile. Dennoch bringen die Erstellung und Pflege von Stellenbeschreibungen durchaus eine Menge Aufwand und hohe Kosten mit sich.
Für die meisten Unternehmen überwiegen die Vorteile der Stellenbeschreibungen die Nachteile, die diese mit sich bringen.
Trotz aller Vorteile, die Stellenbeschreibungen bieten, bringen sie auch einige Nachteile mit sich.
Mittlerweile sollte klar sein, dass eine Stellenbeschreibung ein äußerst nützliches Instrument sein kann. Dementsprechend sollte auch die Erstellung gut durchdacht und geplant sein.
Zunächst sollte eine Vorlage basierend auf der zu beschreibenden Stelle erstellt werden. Anschließend wird festgelegt, wo sie abgelegt wird und wer in Zukunft Zugriff hat. Außerdem sollte direkt bestimmt werden, wer für die laufende Aktualisierung verantwortlich ist.
Danach geht es an die Details. Besteht die Stelle schon länger, kann der aktuelle Stelleninhaber befragt werden. Auf Grundlage dieser Informationen kann dann eine Stellenbeschreibung erstellt werden, die anschließend von einem Vorgesetzten gegengeprüft werden sollte.
Geht es um eine komplett neue Stelle, kann die Stellenbeschreibung unter Bezugnahme auf die Unternehmensziele und auf von der Führungsebene bereitgestellten Informationen erarbeitet werden.
Sobald alle notwendigen Informationen gesammelt wurden, geht es an die Formulierung. Diese sollte personenunabhängig, klar verständlich und strukturiert sein. Einmal fertig, wird die Stellenbeschreibung in der Regel von einem Vorgesetzten abgenickt.
Achtung: Eine Stellenbeschreibung muss immer wieder aktualisiert werden. Dies kann zu bestimmten Anlässen geschehen, um den Aufwand möglichst gering zu halten. Zum Beispiel, wenn der Stelleninhaber das Unternehmen verlässt, bei einer Umstrukturierung des Unternehmens, bei der Einführung neuer Produkte oder Projekte oder wenn neue Ziele mit einem Stelleninhaber vereinbart werden.
Stellenbeschreibungen sind mit viel Aufwand verbunden. Ob sich ihr Vorhandensein lohnt, muss letztendlich jeder Unternehmer selbst entscheiden. Unserer Meinung nach hängt dies stark von der Branche ab. In eher traditionell strukturierten Unternehmen mit klaren Hierarchien ergeben Stellenbeschreibungen definitiv mehr Sinn, als in modernen, auf die Freiheit und Kreativität der Mitarbeiter fokussierten Unternehmen mit Laissez-Faire-Herangehensweise.
Das Thema StellenAUSschreibung interessiert Sie auch? Dann schauen Sie doch mal hier vorbei:
Qualifiziertes Personal ist immer schwieriger zu finden. Eine gute Stellenausschreibung hilft: Sie kann geeignete Bewerber gezielt ansprechen.
Erfahren Sie, wie Sie die Bewerbererfahrung verbessern und qualifizierte Mitarbeiter gewinnen können. Optimieren Sie Ihre Candidates Journey, um...
Wer sich einen klaren, effizienten und strukturierten Arbeitsablauf wünscht, braucht Arbeitsprozesse und Workflows. Was muss man bei der Erstellung...