Das Bewerbermanagement steht vor einer Vielzahl an Herausforderungen, die eine effiziente und gerechte Auswahl der besten Kandidat:innen erschweren. Wir gehen darauf ein, wie KI unterstützen kann.
Das Bewerbermanagement steht vor einer Vielzahl an Herausforderungen, die eine effiziente und gerechte Auswahl der besten Kandidat:innen erschweren. Der Bewerbungsprozess, der traditionell von manuellen Schritten und subjektiven Entscheidungen geprägt ist, muss nun mit den Anforderungen einer schnelllebigen und digitalen Welt Schritt halten. Bewerber:innen erwarten kurze Reaktionszeiten, doch insbesondere die manuelle Sichtung von Bewerbungen beansprucht erhebliche Ressourcen und verlängert den Auswahlprozess. Hinzu kommen subjektive Präferenzen der Entscheidungsträger:innen, die die Auswahl verzerren, wodurch potenzielle Talente übersehen werden.
In diesem Artikel werden Strategien zum Einsatz von KI im Bewerbermanagement aufgezeigt, die darauf abzielen, vorhandene Probleme zu überwinden und einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen.
In den letzten Jahren hat die Integration von Künstlicher Intelligenz im Bewerbermanagement zu einer revolutionären Veränderung der Arbeitsweise in Personalabteilungen geführt. Die Automatisierung von Prozessen mithilfe von KI-Technologien steigert die Effizienz und optimiert den gesamten Bewerbungsprozess. Durch den Fortschritt können nicht nur Zeit und Ressourcen gespart, sondern auch die Qualität der Kandidatenauswahl verbessert werden. Dank der Automatisierung von Prozessen können HR-Verantwortliche sich auf strategische Aufgaben konzentrieren, die das Unternehmen voranbringen.
Doch welche konkreten Herausforderungen müssen im Bewerbermanagement bewältigt werden? Und wie kann Künstliche Intelligenz dabei helfen?
Das Bewerbermanagement steht vor einer Vielzahl an Herausforderungen, die eine effiziente und gerechte Auswahl der besten Kandidaten erschweren.
Ein zentrales Problem ist der hohe Zeit- und Ressourcenaufwand, der mit dem Bewerbermanagement einhergeht. Die manuelle Sichtung von Bewerbungen und das Planen von Vorstellungsgesprächen beanspruchen erhebliche Ressourcen und verzögern den Auswahlprozess. Das Problem verschärft sich noch, wenn ein großer Kandidatenpool auf eine offene Stelle reagiert. Die Suche nach dem Top-Talent für die angebotene Stelle läuft dann nur über lange Wartezeiten. In der Folge entsteht Frust wegen des langwierigen Auswahlprozesses und die Kandidat:innen suchen bereits nach anderen Möglichkeiten. Laut einer aktuellen Studie erwarten 82,4 % der Bewerber:innen eine Einladung zum ersten Vorstellungsgespräch binnen zwei Wochen nach der schriftlichen Bewerbung, 25,9 % sogar innerhalb einer Woche. Lediglich für 1,8 % ist eine Wartezeit von mehr als vier Wochen noch akzeptabel.
Hinzu kommen persönliche Vorlieben und Eindrücke der beteiligten Entscheidungsträger, was die Auswahl verzerrt und wodurch potenzielle Talente übersehen werden.
Oft beginnt die Voreingenommenheit schon mit dem ersten Eindruck bei der Sichtung der Bewerbungsunterlagen. Die Uneinheitlichkeit der unterschiedlichen Formate der zugesandten Bewerbungen erschwert zudem die Vergleichbarkeit und erhöht den Analyseaufwand bei der Vorauswahl.
Eines der größten Probleme ist die fehlende Langzeitbeobachtung der eigenen Mitarbeiter:innen. Kosten- und zeitintensive Bewerbungsprozesse werden angestoßen, obwohl es längst den geeigneten Kandidaten in den eigenen Reihen gibt.
Das klassische Bewerbungsmanagement stößt aufgrund dieser Herausforderungen schnell an seine Grenzen, doch durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz können diese bewältigt werden.
Den Herausforderungen im Bewerbermanagement mit KI begegnen
Zusammengefasst muss das Bewerbermanagement fünf große Herausforderungen bewältigen, doch für jede dieser Herausforderungen existieren KI-basierte Lösungen.
KI-Systeme können mit Hilfe von Algorithmen Bewerbungen analysieren und diejenigen Bewerber:innen identifizieren, die am besten zu den Anforderungen der Stelle passen. Dies beschleunigt den Auswahlprozess und spart wertvolle Zeit.
LÖSUNG 2
Automatisierte Terminplanung
KI kann in Echtzeit Termine für Vorstellungsgespräche koordinieren,indem es die Verfügbarkeit von Bewerber:innen, Interviewer:innen und Räumen berücksichtigt. Dies vereinfacht die Terminfindung erheblich.
Chatbots können Bewerberfragen beantworten, den Bewerbungsprozess begleiten und grundlegende Informationen liefern. Die direkte Rückmeldung zu jeder Zeit verbessert die Bewerbererfahrung.
LÖSUNG 2
Personalisierte Kommunikation
KI-gestützte Tools können personalisierte Nachrichten an Bewerber:innen senden, um sie über den Status ihrer Bewerbung auf dem Laufenden zu halten. Dies stärkt die Bindung zwischen Bewerber:innen und Unternehmen.
LÖSUNG 1
Anonymisierte Bewerberbewertung
KI kann dazu verwendet werden, persönliche Informationen aus den Bewerbungsunterlagen zu entfernen, um eine objektive und faire Bewertung zu gewährleisten. Dadurch werden Vorurteile minimiert und Chancengleichheit gefördert.
LÖSUNG 2
Skills Matching
Durch die Analyse von Bewerbungsunterlagen und Jobanforderungenkann KI die Übereinstimmung der Fähigkeiten und Qualifikationen der Bewerber:innen mit einer Position bewerten. Dadurch werden passgenaue Kandidat:innen leichter identifiziert.
LÖSUNG 1
Automatisierte Referenzprüfung
Gerade bei kritischen Positionen spielen Referenzen von früheren Arbeitgeber:innen oder Geschäftspartner:innen eine wichtige Rolle. KI kann Referenzen von High-Potentials überprüfen und automatisiert Feedback von früheren Berufsstationen einholen.
LÖSUNG 2
Verhaltensanalysen in Videointerviews
Durch die Analyse von Körpersprache, Tonfall und Ausdruck in Videointerviews kann KI Einblicke in die Persönlichkeit und Kommunikationsfähigkeiten von Bewerber:innen gewinnen,entscheidende Kompetenzen von Führungskräften.
LÖSUNG 1
Langzeitbeobachtung der Mitarbeiterleistung
KI kann die Leistung von Mitarbeiter:innen über einen längeren Zeitraum verfolgen und Muster erkennen, die auf langfristigen Erfolg hinweisen könnten. Ein komplexes Bewerbungsverfahren lässt sich vermeiden, wenn das gesuchte Talent bereits in den eigenen Reihen schlummert.
LÖSUNG 2
Personalisierte Weiterentwicklung
Basierend auf den Fähigkeiten und Präferenzen von Mitarbeiter:innen kann KI interne Weiterentwicklungsmöglichkeiten oder Schulungen empfehlen, um die berufliche Entwicklung zu fördern.
Die Vorteile eines automatisierten Bewerbermanagements gegenüber dem klassischen Bewerbermanagement gehen noch über die konkret geschilderten Handlungsbeispiele hinaus.
Eine manuelle Datenerfassung kann durch Inkonsistenzen oder fehlerhafte Eingaben die Kandidatenauswahl erschweren. Insbesondere wenn die Anzahl der Bewerbungen zunimmt, stoßen manuelle Prozesse an ihre Grenzen.
Automatisierte Systeme können Routineaufgaben wie das Erfassen von Bewerbungen und das Erstellen von Bewerberprofilen automatisiert und zuverlässig erledigen. Die Systeme lassen sich zudem problemlos skalieren und können jeden Bewerberansturm verarbeiten. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und ermöglicht den Personalverantwortlichen, sich auf strategische Aspekte des Auswahlprozesses zu konzentrieren.
Die Bewerberdaten werden in einer zentralen Datenbank gespeichert,wodurch Informationen leichter zu analysieren sind. Entscheidungen können so ganz einfach auf Grundlage der Daten getroffen werden.
Unser CV-Parsing extrahiert die relevanten Daten der Bewerber:innen direkt aus dem Lebenslauf und wandelt sie in eine elektronische Akte um.Nachdem Sie die Anforderungen, die die Bewerber:innen erfüllen müssen,definiert haben, zeigt unser Matchmaking Tool jacando Match sofort nachdem Upload der Bewerberdaten in Form eines Ampelsystems, inwiefern diese erfüllt werden. Damit erkennen Sie sofort, welche Kandidat:innen wichtige vordefinierte Kriterien erfüllen, ohne selbst alle Bewerbungen sichten zu müssen.
Obwohl die Vorteile Künstlicher Intelligenz im Bewerbungsprozess auf der Hand liegen, ist die Skepsis bei den Bewerber:innen groß. 43 % der Befragten einer Studie der Internationalen Hochschule Erfurt befürchten, dass KI den Bewerbungsablauf für sie verschlechtert. 64,7 % der Bewerber:innen stehen einem Einsatz von KI ablehnend gegenüber. Interessanterweise sinkt die Skepsis je höher der Bildungsabschluss ist. Während 70,1 % der Befragten mit Hauptschulabschluss dem Einsatz von KI ablehnend gegenüberstehen, sind es bei den Akademikern nur 57,6 %.
Doch es gibt Mittel gegen diese Skepsis und somit auch konkrete Handlungsempfehlungen zur Einführung von KI in das eigene Bewerbermanagement. Auf die Frage, welche Maßnahmen Zweifel an einem Bewerbungsprozess mit KI beseitigen würden, nannten 61 % eine menschliche Ansprechperson während des Bewerbungsprozesses, die bei Fragen zur Verfügung steht; 53,8 % wollten eine freie Wahl zwischen einem Bewerbungsprozess mit Mensch oder mit KI; 36,7 % wollten mehr Informationen zum Einsatz von KI im Bewerbungsprozess, z. B. wo und wie KI eingesetzt wird; 31,5 % wollten Entscheidungsmöglichkeiten über die Speicherung der persönlichen Daten: und 27,5 % mehr Informationen dazu, welche Vorteile für sie persönlich durch den Einsatz von KI entstehen. 21,6 % lehnen den Einsatz von KI grundsätzlich ab. (UI Internationale Hochschule, 2022)
Die beiden bevorzugten Maßnahmen zeigen, dass Bewerber:innen keinen klinischen Bewerbungsprozess durchlaufen wollen, in dem alles Zwischenmenschliche abhandenkommt.
HANDLUNGSEMPFEHLUNG 1
Informieren Sie die Bewerber:innen darüber, dass KI lediglich als Werkzeug eingesetzt wird, welches in Kombination mit Menschen zu herausragenden Ergebnissen führt. Stellen Sie den Bewerber:innen Ansprechpartner:innen zur Verfügung. Verständnis, Wertschätzung und Empathie bleiben wichtige Elemente im Bewerbungsprozess und können nicht durch eine Maschine vermittelt werden.
Die weiteren genannten Maßnahmen zielen im Wesentlichen auf mehr Transparenz beim Einsatz Künstlicher Intelligenz im Bewerbermanagement ab.
HANDLUNGSEMPFEHLUNG 2
Lassen Sie die menschliche Ansprechperson erläutern, wie KI eingesetzt wird, welche Vorteile auch die Bewerber:innen davon haben und wie mit den erhobenen Daten umgegangen wird. Bedenken der Bewerber:innen sollten ernst genommen und sachlich ausgeräumt werden.
Mit 21,6 % wird immer noch mehr als jeder fünfte einem KI-gestützten Bewerbungsprozess ablehnend gegenüberstehen. Damit Unternehmen im Wettbewerb bestehen können, müssen neue Technologien, die den Arbeitsalltag effizienter und kostengünstiger gestalten, integriert werden. Hier stellt sich also die Frage, inwieweit diese 21,6 % überhaupt zu einer Unternehmenskultur passen, die neuen Technologien gegenüber aufgeschlossen sein muss.
Wenn Sie KI für das Bewerbermanagement in Ihr Unternehmen integrieren möchten, sollten Sie nicht gleich alle möglichen Tools auf einmal einführen. Ihre Mitarbeiter:innen müssen schließlich geschult werden und benötigen etwas Zeit, um sich mit dem neuen System vertraut zu machen.Identifizieren Sie also zunächst das Einsatzgebiet, bei dem KI am meisten Nutzen bringt. Jede KI ist immer nur so gut, wie die Daten, mit denen sie gefüttert wird. Stellen Sie die Datenqualität sicher, ehe Sie KI zum Einsatz bringen. Ist die Bewerberdatenbank aktuell, vollständig und korrekt? Wenn die Datenqualität gewährleistet ist, können Sie mit einer Pilotphase starten, in der Sie Feedback sowohl von Mitarbeiter:innen als auch von Bewerber:innen einsammeln. So können Sie ggf. noch Anpassungen vornehmen und das System optimieren.
Die größte Herausforderung im Bewerbermanagement ist sicherlich die Sichtung aller Bewerbungsunterlagen, was manuell mit einem enormen Zeit- und Ressourcenaufwand verbunden ist. Hinzu kommt die Subjektivität der Entscheidungen sowie die Vernachlässigung der Talente,die bereits im Unternehmen existieren. Wie gezeigt ist KI in der Lage, die Aufgaben im Bewerbungsmanagement effizienter und objektiver auszuführen und den Recruitingprozess so zu optimieren.
Trotz der Vorteile zeigen Bewerber:innen Skepsis gegenüber KI im Bewerbungsprozess. Empfohlene Maßnahmen zur Überwindung dieser Bedenken sind die Bereitstellung einer menschlichen Ansprechperson während des Prozesses sowie die transparente Darlegung des KI-Einsatzes. Die Aufgabe der KI bleibt es, Recruiter:innen zu unterstützen, nicht zu ersetzen.
Für die Implementierung der KI empfiehlt sich eine schrittweise Einführung, beginnend in den Gebieten, in den KI den höchsten Nutzen verspricht. Wir helfen Ihnen gerne, diese Gebiete in Ihrem Unternehmen zu identifizieren - kontaktieren Sie uns jederzeit!
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