Werden die richtigen KPIs gemessen und getracked, fällt es sehr viel einfacher Entscheidungen auf deren Basis zu treffen. Gleiches gilt für die HR, weshalb wir hier auf die 10 zentralen Recruiting-KPIs eingehen.
Durch eine Verbesserung Ihrer Recruiting Analytics können Sie Ihren gesamten Personalbeschaffungsprozess verbessern. Denn wenn Sie die richtigen Recruiting-KPIs tracken und messen, fahren Sie bei all Ihren Entscheidungen auf Sicht. Sie wissen dann, wie sich ein Strategiewechsel direkt auf die Effektivität Ihres Recruitings auswirkt und welche Taktik somit Erfolg hat und welche nicht. Lassen Sie uns deshalb über die 10 zentralen Recruiting-KPIs sprechen.
Das Recruiting von passenden Bewerbern kostet viel Zeit und Geld. Entlang Ihrer gesamten Candidates Journey müssen Sie deshalb viel investieren und justieren, um die richtigen Stellenausschreibungen vor der korrekten Zielgruppe zu schalten, die besten dieser zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen und letztlich einzustellen. Die Personalbeschaffung ist immer eine große Investition und als solche sollten Sie diese auch betrachten.
Denn wie bei jeder größeren finanziellen und zeitlichen Investition, möchten Sie auch hier sicher sein, dass Ihr Geld und Ihre Energie in die richtigen Maßnahmen und Bereiche fließen. Deshalb haben wir bei jacando eine goldene Regel: Auch Recruiting muss rentabel sein.
Hierzu müssen Sie aber natürlich wissen, wie sich Ihre Recruitingbemühungen quantitativ niederschlagen. Mit anderen Worten, Sie müssen Ihre Recruiting Analytics auf Vordermann bringen. Sie müssen messen, wie erfolgreich Sie in diesem Bereich sind, denn nur so können Sie unerkannte Potenziale erkennen und sich dadurch noch weiterhin verbessern.
Aus diesem Grund ist die Messung von Key Performance Indicators (KPIs) für die Personalbeschaffung zentral, denn nur diese können sicherstellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind. Aber was sind eigentlich Recruiting-KPIs und welche Aussage besitzen sie?
KPIs für die Personalbeschaffung sind spezifische Metriken, die Ihnen helfen, die Effektivität Ihres Einstellungsprozesses und Ihres Rekrutierungsteams zu messen. Sie sind das Herzstück Ihrer Recruiting Analytics. KPIs verwenden nämlich quantitative Daten, um Ihnen ein Gefühl dafür zu geben, zu welchem Grade Sie Ihre Rekrutierungsziele erreichen. Hierdurch helfen Sie Ihnen dabei, strategischere Entscheidungen darüber zu treffen, wo Sie Ihre Zeit und Ihr Geld einsetzen sollten.
Oberflächlich betrachtet, sehen viele KPIs wie Zahlen aus. Erst wenn Sie diese im Kontext Ihrer Organisation analysieren, werden Sie verstehen, wie effektiv Sie wirklich mit etwaigen Kandidaten in Verbindung treten. Darauf aufbauend können Sie Anpassungen vornehmen und dann Ihre Ziele noch effektiver erreichen.
KPIs besitzen aber immer nur im richtigen Kontext die korrekte Aussagekraft. Wann immer Sie sich also Ihre KPIs ansehen, stellen Sie sicher, dass Sie wissen, womit Sie diese vergleichen. Sie können sich Benchmarks zur Personalbeschaffung ansehen und/oder Ihre Ergebnisse mit früheren Zeiträumen vergleichen, z. B. Monat für Monat oder Jahr für Jahr.
Es gibt hunderte Recruiting-KPIs für die Personalbeschaffung und alle besitzen in gewissen Kontexten eine wichtige Aussagekraft. Dennoch wollen wir uns im ersten Schritt auf die 10 wichtigsten konzentrieren. Am Ende des Artikels werden Sie eine längere Liste finden, welche viele weitere Kennzahlen kurz erläutert. Diese Liste wird von uns regelmäßig erweitert.
Es gibt viele Recruiting-KPIs, die Sie tracken und messen können. Welche Sie messen sollten, hängt aber von Ihren Zielen ab. Allgemein sollten Sie die Recruiting-KPIs, die Sie tracken wollen, aber immer auf der Grundlage der Einstellungs- und Wachstumsziele Ihres Unternehmens auswählen. Unserer Meinung nach unterstützen Sie diese 10 Recruiting-KPIs am besten bei diesen Zielen. Im Laufe des weiteren Artikels stellen wir die KPIs kurz vor und erklären, wenn nötig, welche Aussagekraft Ihnen in den verschiedensten Fällen innewohnt.
Es ist immer schön, wenn sich viele Bewerber auf eine Stelle bewerben. Denn je mehr Personen sich bewerben, desto mehr Auswahlmöglichkeiten haben Sie.
Wenn diese Kandidaten jedoch nicht für die Position qualifiziert sind, vergeuden Sie nur Ihre Zeit.
Wenn Sie keine qualifizierten Kandidaten erreichen, kann das ein Zeichen dafür sein, dass Sie keine aussagekräftigen Stellenanzeigen erstellen oder diese nicht an den richtigen Stellen veröffentlichen. Es kann auch ein Zeichen dafür sein, dass Sie unrealistische Erwartungen an den Typus des Bewerbers haben, den Sie einstellen wollen.
Um herauszufinden, ob ein größeres Problem im Spiel ist, können Sie den KPI „Quality-of-Hire“ tracken.
Dieser KPI ist ziemlich selbsterklärend. Das Verhältnis von qualifizierten Kandidaten im Verhältnis zu Ihren offenen Stellen sagt Ihnen, welcher Anteil der Personen, die sich auf eine offene Stelle bewerben, tatsächlich für diese Rolle qualifiziert ist. Ein guter Weg, um zu erkennen, ob ein Kandidat „qualifiziert“ ist, ist, ihn über den ersten Schritt Ihres Einstellungsprozesses hinaus einzuladen.
Die Verfolgung dieses Leistungsindikators hilft Ihnen festzustellen, ob Sie von Anfang an die richtigen Personen erreichen. Wenn Sie feststellen, dass Ihre Quote an qualifizierten Bewerbern niedrig ist, sollten Sie überlegen, wie Sie Ihre Stellenausschreibungen neugestalten und so Ihre Zielgruppe besser ansprechen können.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Kandidaten anfangen, eine Bewerbung auszufüllen und dann aufhören.
Aber wenn die Zahl der Bewerber, die vor Abschluss einer Bewerbung abbrechen, hoch ist, könnten Ihnen Top-Talente entgehen. Hohe Abbrecherquoten bei Bewerbungen könnten ein Zeichen dafür sein, dass Ihr Bewerbungsprozess zu kompliziert ist.
Um die Erfolgsquote Ihrer Bewerbung zu ermitteln, nehmen Sie die Anzahl der eingereichten Bewerbungen geteilt durch die Gesamtzahl der Bewerber, die eine Bewerbung gestartet haben.
Beschränken Sie sich bei der Verfolgung von Bewerbungsabschlussraten jedoch nicht auf Zahlen. Wenn Sie mit qualitativ hochwertigen Kandidaten in Kontakt treten, die für die Position qualifiziert sind, ist eine niedrige Bewerbungsquote nicht unbedingt eine schlechte Sache.
Versuchen Sie niemals unqualifizierte Kandidaten anzuziehen, nur um Ihre Erfolgsquote zu verbessern.
Wenn Ihre Ressourcen bereits dünn gesät sind, sollten Sie sicherstellen, dass Sie das Beste aus jedem Recruiting-Kanal herausholen, den Sie implementieren. Wenn Sie Kandidaten aus verschiedenen Kanälen beziehen, wie z. B. aus Jobbörsen, LinkedIn oder Empfehlungen, möchten Sie Ihre Zeit nicht mit einem Kanal verschwenden, der Ihnen keine qualitativ hochwertigen Kandidaten liefert.
Die Messung Ihrer Channel-Effectiveness kann Ihnen helfen, sicherzustellen, dass Sie nur in die besten Kanäle für Ihren Rekrutierungsprozess investieren. Dies hilft Ihnen, eine gesunde und zuverlässige Pipeline aufzubauen, um Ihren gesamten Rekrutierungsprozess zu verbessern.
Um die Qualität Ihrer Kanäle zu ermitteln, werfen Sie einen Blick auf die Anzahl der hochwertigen Kandidaten, die von jedem Kanal kommen. Genauso wie Sie aber die Anzahl Ihrer qualifizierten Kandidaten ermitteln, wollen Sie auch sehen, woher die einzelnen hochwertigen Kandidaten kommen.
Suchen Sie nach Mustern. Es mag zwar Ausreißer geben, aber Sie werden vielleicht überrascht sein, dass alle Ihre Top-Kandidaten über den gleichen Kanal rekrutiert werden. Wenn Sie zum Beispiel feststellen, dass Ihre Top-Kandidaten durch Empfehlungen zu Ihnen kommen, sollten Sie Ihr Mitarbeiterempfehlungsprogramm stärken.
Letztlich geht es immer darum zu erfahren, welche Kandidatenkanäle die höchsten Bewerbungsabschlussraten haben und aus welchen Kanälen Sie somit am meisten rekrutieren.
Die Time-to-Hire ist die Zeit, die benötigt wird, um einen neuen Mitarbeiter ab dem Zeitpunkt seiner Bewerbung zu prüfen, zu interviewen und einzustellen. Sie sollte den gesamten Prozess umfassen und nicht nur den Zeitraum, nachdem Sie Ihre Entscheidung getroffen haben.
Zu wissen, wie lange es dauert, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, kann Ihnen helfen, Vorhersagen zu treffen und Ihre allgemeine Einstellungsstrategie zu gestalten. Wenn Sie wissen, dass Ihr Einstellungsprozess in der Regel zwei bis drei Monate dauert, wissen Sie, wann Sie Ihre Einstellungskampagne starten müssen, um einen neu benötigten Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt einzustellen.
Wenn Sie die Zeit, die Sie benötigen, um den richtigen Mitarbeiter zu finden, besser planen können, können Sie Ihr Team vor Überlastung bewahren und sicherstellen, dass die Dinge immer reibungslos ablaufen.
Sie können auch herausfinden, wo die Engpässe in Ihrem Einstellungsprozess sind und so Strategien vorbereiten, die Ihre Einstellungszeit reduzieren.
Die Rekrutierung von neuen Mitarbeitern ist immer eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens. Und deshalb müssen Sie auch sicher sein, dass Sie nicht mehr ausgeben als nötig und dass Ihr Geld zu qualitativ hochwertigen Einstellungen führt.
Wenn Sie Ihre Kosten pro Einstellung (Cost-per-Hire) im Auge behalten, erfahren Sie, wie viel Sie durchschnittlich für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters ausgegeben haben. Dies kann Ihnen helfen, sicherzustellen, dass Sie nicht leichtfertig Geld zum Fenster hinauswerfen. Gleichzeitig erlaubt es Ihnen auch, besser zu budgetieren und zu planen, wenn Sie als Beispiel eine große Expansion vor sich haben.
Es ist wichtig, Ihre durchschnittlichen Kosten pro Einstellung zu betrachten, aber auch jede Einstellung einzeln zu untersuchen. Wenn Sie diese Zahl mit Ihrem Durchschnitt vergleichen, können Sie feststellen, ob es Möglichkeiten gibt, die Kosten zu senken, ohne die Qualität Ihrer Einstellungen zu reduzieren. Aber Sie können auch feststellen, ob die Investition von etwas mehr Geld zu einem noch besseren Kandidaten führen kann.
Vorstellungsgespräche sind einer der kompliziertesten und zeitaufwändigsten Teile des Recruitings, aber sie sind auch entscheidend, um die richtigen Mitarbeiter zu finden. Sie sollten jedoch immer sicherstellen, dass jedes Gespräch produktiv ist.
Wenn Sie wissen, wie viele Vorstellungsgespräche Sie führen müssen, um einem Kandidaten schließlich ein Angebot zu machen, können Sie ermitteln, wie produktiv Ihre Gespräche sind. Dies kann Ihnen helfen, besser zu verstehen, wie viele Kandidaten Sie für jede offene Stelle benötigen und wie viele Personen Sie zu jeder Interviewrunde einladen müssen.
Da die meisten Unternehmen mehrere Gesprächsrunden haben, können Sie sich dieses Verhältnis auch von einer Stufe zur nächsten ansehen. Sie könnten eine Handvoll Kandidaten zu einem Telefoninterview einladen und dann einen kleineren Teil dieser Gruppe zu einem persönlichen Gespräch. Wenn Sie wissen, wie Sie in den einzelnen Interviewphasen vorankommen, können Sie sicherstellen, dass Sie in jeder Phase mit der richtigen Anzahl von Personen sprechen.
Wann immer man jemandem einen Job anbietet, hofft man, dass er ihn annimmt. Leider ist dies nicht immer der Fall.
Man kann zwar nicht erwarten, dass jeder Kandidat annimmt, aber es wäre eine klassische Red Flag, wenn die meisten Kandidaten die Stelle nicht annehmen würden. Es könnte ein Zeichen dafür sein, dass Sie in Ihrem Rekrutierungsprozess etwas falsch gemacht haben, oder dass es größere Probleme in Ihrem Unternehmen gibt, die Sie angehen sollten.
Aus diesem Grund sollte die Angebotsannahmequote eine der KPIs sein, die Sie bei der Personalbeschaffung verfolgen.
Die Angebotsannahmequote ist eine weitere selbsterklärende Kennzahl. Sie zeigt Ihnen die Anzahl der angenommenen Angebote an. Teilen Sie einfach die Anzahl der angenommenen Angebote durch die Gesamtzahl der erweiterten Angebote.
Eine gute Erfahrung beim Vorstellungsgespräch mit einem Unternehmen kann einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Wenn Kandidaten zufrieden sind, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie ein Jobangebot annehmen. Es kann sie sogar dazu ermutigen, sich auf eine andere offene Stelle zu bewerben, wenn sie kein Angebot erhalten.
Sie können die Zufriedenheit der Kandidaten messen, indem Sie eine einfache Umfrage verschicken. Wenn Sie Ihre Kandidaten einfach fragen, ob sie während des Interviewprozesses positive oder negative Erfahrungen gemacht haben, erhalten Sie in der Regel genug Informationen, um Trends zu erkennen und Schlussfolgerungen zu ziehen.
Versuchen Sie, Ihre Umfrage kurz zu halten. Sie können eine oder zwei Ja-Nein-Fragen stellen und vielleicht eine offene Frage hinzufügen, bei der die Kandidaten ihre Gedanken und Meinungen mitteilen können, wenn sie dies wünschen.
Sie können diese Informationen dann nutzen, um Ihre Bewerbererfahrung zu verbessern.
Hohe Fluktuationsraten sind für Unternehmen teuer. Denn, nachdem Sie all die Zeit und das Geld in die Rekrutierung investiert haben, möchten Sie nicht all dies noch einmal machen müssen.
Eine hohe Fluktuationsrate ist ebenfalls ein schlechtes Zeichen für Ihr gesamtes Unternehmen. Dies bedeutet nämlich meist, dass die Mitarbeiter, die Sie in Ihr Team geholt haben, mit der Position nicht zufrieden sind. Gelegentlich kann es zwar einfach auch mal nicht passen, aber eine hohe Frühfluktuation ist meist ein Zeichen für ein größeres Problem, wie z. B. unrealistische Erwartungen an den Arbeitsplatz oder eine toxische Unternehmenskultur.
Sie können die Fluktuationsrate des ersten Jahres berechnen, indem Sie die Anzahl der Mitarbeiter, die nach weniger als einem Jahr Beschäftigung ausscheiden, durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter, die ausgeschieden sind, dividieren. So können Sie sehen, wie viele der Mitarbeiter, die Ihr Unternehmen verlassen, seit einem Jahr nicht mehr dort waren.
Wenn diese Zahl hoch ist, sollten Sie sich Ihren Rekrutierungsprozess, Ihr Onboarding-Konzept oder sogar die gesamte Unternehmenskultur genauer ansehen, um zu analysieren, was Sie verbessern können.
Genauso, wie es wichtig ist, zu messen, wie zufrieden Ihre Bewerber mit dem Vorstellungsgespräch und dem Einstellungsprozess sind, sollten Sie die Zufriedenheit Ihrer Personalverantwortlichen mit den von Ihnen eingestellten Mitarbeitern messen.
Wenn Personalverantwortliche mit Neueinstellungen nämlich nicht zufrieden sind, kann das ein Hinweis darauf sein, dass Ihre Auswahlkriterien für die Rollen nicht relevant sind oder dass die Personalverantwortlichen nicht genug in den Einstellungsprozess investiert haben.
Sie können die Zufriedenheit des einstellenden Managers mit einer Umfrage oder einem kurzen Interview messen. Da es sich um interne Teammitglieder handelt, können Sie bei den Fragen, die Sie stellen, ruhig etwas tiefer gehen.
Vergessen Sie nicht, die Personalverantwortlichen zu fragen, was Sie ihrer Meinung nach noch verbessern können. Wenn Sie sie in den Entscheidungsprozess einbeziehen, fühlen sie sich zufriedener und haben das Gefühl, dass ihre Ideen gehört werden.
Sie können die Recruiting-KPIs, die Sie verfolgen, basierend auf den Initiativen, an denen Sie arbeiten, erweitern. So können Sie beispielsweise bestimmte Sourcing-Statistiken, Employer-Branding-Kennzahlen oder Recruiting-Marketing-Statistiken auswählen, um Ihre allgemeinen Recruiting-KPIs zu ergänzen.
Dadurch können Sie die Effektivität Ihres gesamten Rekrutierungstrichters besser verstehen. All dies gelingt Ihnen einfach und schnell mit der HR-Software von jacando, denn wie Sie vielleicht jetzt schon erkannt haben, arbeiten bei jacando HR-Profis für HR-Profis. Heben Sie Ihre Recruiting Analytics mit jacando auf das nächste Level.
Das Tracking von KPIs kann Ihnen dabei helfen, die Informationen zu erhalten, die Sie in Ihrem Rekrutierungsprozess benötigen, um bessere Entscheidungen treffen zu können. Wenn Sie verstehen, wie sich Ihre Entscheidungen und Verhaltensweisen auf Ihre Einstellungsergebnisse auswirken, können Sie spezifische Wege und Strategien finden, um Ihre Prozesse zu verbessern und Ihre Recruiting-Ziele zu erreichen. So fahren Sie durch bessere Recruiting Analytics letztlich immer auf Sicht.
Betrachten Sie KPIs als eine Feedbackschleife für die Überwachung und Auswertung der Ergebnisse sowie das Ergreifen von Maßnahmen.
| Recruiting KPIs für Ihre Recruiting Analytics | Erklärung der Recruiting-Kennzahl |
| Time-to-Interview | Der Zeitraum von der Ausschreibung einer Stelle bis zum ersten Gespräch |
| Cost-per-Hire | Die Summe der Gesamtkosten, die für eine Einstellung anfallen |
| Cost-of-Vacancy | Die Kosten einer unbesetzten Stelle |
| Seitenverweildauer auf der Karriereseite | Wie viel Zeit verbringen potenzielle Kandidaten auf der Karriereseite |
| Source-of-Hire | Diese gibt an, über welche Kanäle Kandidaten gewonnen werden |
| Churn-Rate | Die Abwanderungsquote im Bewerbungsprozess hilft dabei, herauszufinden, wo und wann Kandidaten den Bewerbungsprozess abbrechen. |
| Candidate-Conversion-Rate | Anteil der Besucher Ihrer Karriereseite, die sich bewerben |
| Cost-per-Application | Die Gesamtkosten, die für eine einzelne Bewerbung anfallen (Personalausgaben + Marketingausgaben) |
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