Organigramme: Darstellung von Unternehmensstrukturen und Beziehungen

Organigramme, auch bekannt als Organisationspläne oder Strukturpläne, dienen als visuelle Hilfsmittel zur Darstellung der internen Struktur von Unternehmen oder Organisationen. Sie bieten eine klare Übersicht über Hierarchien, Positionen, Abteilungen und Verantwortlichkeiten und sind die Grundlage einer funktionierenden und erfolgreichen Managementstruktur. Die Ausprägung eines Organigramms kann auf verschiedenste Arten und Weisen geschehen, in diesem Beitrag wollen wir uns hingegen auf diejenigen fokussieren, die in den meisten Unternehmen verbreitet sind. 

Durch die Verwendung von einfachen grafischen Elementen wie Kästchen, Pfeilen und Linien werden die Beziehungen und Verbindungen innerhalb des Unternehmens anschaulich dargestellt. Dabei kann das Organigramm auch zusätzliche Informationen wie Fotos oder Kontaktangaben der Mitarbeiter:innen enthalten.

Es dient dazu, wichtige Aspekte wie Regeln, Prozesse und die strategische Ausrichtung der Organisation sichtbar zu machen. Durch die visuelle Darstellung werden komplexe Strukturen und Zusammenhänge verständlich und greifbar. Dadurch unterstützt ein Organigramm nicht nur die interne Kommunikation, sondern fördert auch die Transparenz und trägt zur effizienten Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens bei.

Top-Down-Methode: Von der obersten Führungsebene ausgehend

Der Top-down-Ansatz im Management bezeichnet eine hierarchische Organisationsstruktur, in der Führungskräfte Entscheidungen treffen und diese dann nach unten delegieren. Die Führungskräfte nutzen ihr Wissen zur Analyse und Schlussfolgerung, um Prozesse zu entwickeln, die dem Rest des Teams mitgeteilt und von ihnen umgesetzt werden. Dieser Ansatz wird oft in traditionellen Branchen wie Einzelhandel, Gesundheitswesen oder Produktion angewendet.

Dieser Ansatz beginnt mit einem übergeordneten Ziel auf höherer Managementebene und legt dann fest, welche Maßnahmen von den verschiedenen Gruppen und Einzelpersonen ergriffen werden müssen. Die Planung erfolgt grundsätzlich auf der Managementebene und das Team setzt die Entscheidungen meist ohne viel Freiraum um.

Unternehmen wie IBM und die New York Times setzen auf diesen Ansatz, um das ganze Geschäft zu führen. Einige Unternehmen bevorzugen hingegen einen hybriden Ansatz, der sowohl Top-down- als auch Bottom-up-Methoden kombiniert. Der Top-down-Ansatz wird insbesondere bei komplexen Projekten mit vielen Unterteams und unterschiedlichen Projektteilen angewendet, um eine übergreifende Koordination und Kontrolle zu gewährleisten. Auf der anderen Seite bevorzugen kleinere Teams oder Teams mit einem engeren Fokus eher den Bottom-up-Ansatz, der es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Ideen und Perspektiven aktiv einzubringen und somit zur Innovation beizutragen.

Bottom-Up-Methode: Detaillierte Darstellung der Unternehmensebenen

Der Bottom-Up-Ansatz im Management beinhaltet eine Teamarbeit auf allen Ebenen, um die Schritte zur Erreichung der Gesamtziele zu bestimmen. Er zeichnet sich durch Flexibilität und Innovationskraft aus und wird in branchenbetonten Umgebungen eingesetzt, in denen Veränderungen und Zusammenarbeit eine zentrale Rolle spielen.

Beispiele für den Bottom-up-Ansatz sind hybride OKRs, bei denen übergeordnete Ziele festgelegt werden, aber Teams und Einzelpersonen die Schlüsselergebnisse bestimmen. Scrum-Teams nutzen tägliche Besprechungen, um gemeinsam Entscheidungen zu treffen, und demokratisches Management ermöglicht eine Zusammenarbeit bei der Entscheidungsfindung auf allen Ebenen.

Die Bottom-up-Methode ermöglicht unterrichtete Entscheidungen, da diejenigen, die direkt an Projekten arbeiten, in den Entscheidungsprozess einbezogen werden. Dies fördert auch die Moral im Team, da alle Beteiligten die Möglichkeit haben, Entscheidungen zu beeinflussen, unabhängig von ihrer Position. Dies erhöht die Motivation und das Engagement aller Teammitglieder für den Erfolg des Projekts.

Vergleich der Methoden: Vor- und Nachteile

Der Vergleich zwischen der Top-Down- und Bottom-Up-Methode im Management ermöglicht es Unternehmen, unterschiedliche Ansätze zur Entscheidungsfindung und Teamführung zu bewerten. Während der Top-Down-Ansatz eine klare Hierarchie und effiziente Prozesse befähigt, unterstützt die Bottom-Up-Methode die Beteiligung der Mitarbeiter:innen hinsichtlich Innovationskraft und Adaptivität. Folgende Vor- und Nachteile ergeben sich aus einem direkten Vergleich:

Vorteile Top-Down:

• Klare Hierarchie und klare Verantwortlichkeiten
• Effiziente Entscheidungsfindung und Umsetzung von Projekten
• Konsistenter und zuverlässiger Prozess
• Gut geeignet für komplexe Projekte mit vielen Unterteams

Nachteile Top-Down:

• Wenig Raum für individuelle Kreativität und Innovation
• Geringere Mitarbeiterbeteiligung und -motivation
• Mögliche Informationsasymmetrie zwischen Führungsebene und Teammitgliedern
• Wenig Flexibilität bei unvorhergesehenen Änderungen oder Anpassungen

Vorteile Bottom-Up:

• Fördert die Mitarbeiterbeteiligung und -motivation
• Berücksichtigt verschiedene Perspektiven und Ideen aus dem gesamten Team
• Innovationsfreundlich und ermöglicht kreatives Denken
• Flexibilität bei Anpassungen und Veränderungen

Nachteile Bottom-Up:

• Mögliche Schwierigkeiten bei der Koordination und Abstimmung der verschiedenen Ideen
• Entscheidungsfindung kann zeitaufwändiger sein
• Kann zu Konflikten führen, wenn Meinungsverschiedenheiten nicht gelöst werden können
• Nicht immer geeignet für komplexe Projekte mit vielen Unterteams

Weitere Methoden und Varianten

Obwohl die Top-Down- und Bottom-Up-Methode am populärsten sind, gibt es einige weitere Möglichkeiten, um Teams effizient zu führen und zu fördern. Insbesondere dann, wenn dynamische Marktverhältnisse herrschen oder Unternehmen mit vielen verschiedenen Produkten, Filialen und Mandanten zusammenarbeiten, bietet sich eine der folgenden Managementmethoden an: 

Matrix

Die Matrixstruktur stellt eine alternative Teamstruktur dar, die sich vom traditionellen hierarchischen Modell unterscheidet. Dabei wird ein Rasterformat verwendet, in dem Teammitglieder sowohl primären als auch sekundären Vorgesetzten unterstellt sind. Dadurch entstehen mehrere Berichtswege und eine vielschichtige Hierarchie. Der Hauptvorteil der Matrixstruktur besteht darin, eine ausgewogene Unternehmensstruktur zu schaffen, indem Mitarbeiter:innen verschiedenen Führungskräften in verschiedenen Bereichen unterstellt werden. Diese Struktur eignet sich gut für Teams, die ein Gleichgewicht zwischen Abteilungen und Produkten suchen, die Zusammenarbeit und Kommunikation verbessern möchten und flexiblere Führungsrollen benötigen. Die Matrixstruktur ermöglicht es den Teammitgliedern, selbstständig Entscheidungen zu treffen und sicherzustellen, dass die Entscheidungsbefugnis nicht auf eine kleine Gruppe von Personen beschränkt ist.

Prozessbasiert

Die prozessbasierte Struktur verlagert den Fokus von Abteilungen auf interne Abläufe. Es handelt sich um eine hierarchische Organisationsstruktur, bei der die Führungsebene mit verschiedenen Prozessen verknüpft ist. Diese Art der Teamstruktur wird von Unternehmen bevorzugt, bei denen die Prozesse Vorrang vor einzelnen Projekten haben, sei es bei der Einführung neuer Prozesse oder der Optimierung bestehender. Die prozessbasierte Struktur ist besonders geeignet für Teams, die Effizienz, Unternehmenswachstum und Unterstützung bei verschiedenen Prozessen anstreben. Im Gegensatz zu Projekten mit externem Fokus legen Teams, die diese Struktur verwenden, einen stärkeren Schwerpunkt auf interne Abläufe und Effizienz.

Flache Hierarchie

Eine flache Struktur in Unternehmen unterscheidet sich von der herkömmlichen Top-Down Hierarchie, indem sie ein Netzwerk aus mehreren flachen Ebenen schafft. In diesem Modell gibt es Führungskräfte, mittlere Manager:innen und Teams, wobei nur wenige Hierarchiestufen zwischen ihnen liegen. Im Gegensatz zur herkömmlichen Struktur, bei der viele Hierarchieebenen zwischen den Führungskräften und den Teammitgliedern der unteren Ebene existieren können. Die flache Struktur ist besonders gut geeignet, um zentralisierte oder kollaborative Netzwerke zu schaffen, die auf gemeinsame Ziele ausgerichtet sind. Der Umfang der Kommunikation und die Einbeziehung der Führungskräfte hängen von der Größe der Teams und dem Grad der Beteiligung der Manager:innen ab. Das Hauptziel dieser Struktur besteht darin, ein Gleichgewicht zwischen Führung und funktionsübergreifenden Teams zu schaffen.

Produktorientierung

Eine funktionale Struktur bezieht sich auf eine Organisationsstruktur, bei der jede Funktion in einer eigenen Abteilung gruppiert ist. Dies ermöglicht die Schaffung spezialisierter Bereiche, einschließlich einer produktorientierten Struktur, bei der jeder Geschäftsbereich in einzelne Produktlinien aufgeteilt wird. In diesem Ansatz sind ausgewählte Teams für die jeweiligen Produktlinien verantwortlich. Dies ist besonders nützlich für produktionsorientierte Unternehmen, die klare Verantwortlichkeiten über Abteilungen hinweg schaffen möchten. Die funktionale Struktur eignet sich gut für Teams, die teilautonome Bereiche und kontinuierliche Produktverbesserungen anstreben.

Umgang mit mehreren Standorten und Mandanten

Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl an Niederlassungen können sich in der Regel an den bereits besprochenen klassischen Organigrammen orientieren. Falls jedoch Modelle, wie zum Beispiel ein Filialsystem herrscht, bietet sich folgende Organisationsstrukturen an: 

Zentrales Organigramm

Standortbasierte Organigramme

Hybridansatz

Ein hybrider Ansatz kombiniert Elemente aus den beiden oben genannten Ansätzen. Es wird ein zentrales Organigramm erstellt, das die übergeordnete Unternehmensstruktur zeigt, und separate Organigramme für jeden Standort werden erstellt, um die spezifischen Strukturen und Beziehungen vor Ort darzustellen. Dieser Ansatz ermöglicht es, sowohl die Gesamtstruktur des Unternehmens als auch die individuellen Standortstrukturen zu visualisieren.

Wenn Unternehmen mehrere Mandanten haben und Organigramme erstellen möchten, müssen sie ihre Organisationsstruktur so abbilden, dass sie die verschiedenen Mandanten berücksichtigt. Hier sind einige Schritte, die Unternehmen dabei helfen können:

• Identifizierung der Mandanten: Bestimmen Sie zunächst, welche Mandanten in das Organigramm einbezogen werden sollen. Alle Mandanten sollte als eigenständige Einheit betrachtet werden, mit eigenen Abteilungen, Teams und Rollen.
• Festlegung der Organisationsstruktur pro Mandant: Definieren Sie die Organisationsstruktur für die Mandanten jeweils separat. Überlegen Sie, welche Hierarchieebenen, Abteilungen, Teams und Rollen innerhalb jedes Mandanten existieren sollen. Berücksichtigen Sie dabei die spezifischen Anforderungen und Geschäftsbereiche jedes Mandanten.
• Hierarchieebenen definieren: Legen Sie die Hierarchieebenen innerhalb jedes Mandanten fest. Identifizieren Sie die verschiedenen Ebenen von Führungskräften, Manager:innen, Teamleiter:innen und Mitarbeiter:innen. Berücksichtigen Sie dabei, wie die Autorität, Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege innerhalb jedes Mandanten funktionieren.

Tipps zur Erstellung eines aussagekräftigen Organigramms

• Identifizierung der Struktur: Bestimmen Sie die Hauptfunktionen, Abteilungen und Teamstrukturen in Ihrem Unternehmen. Analysieren Sie, wie diese Bereiche miteinander verbunden sind und welche Hierarchieebenen existieren.
• Datenerhebung: Sammeln Sie relevante Informationen über die Mitarbeiter:innen, ihre Positionen, Verantwortlichkeiten und Berichtswege. Sprechen Sie mit den Teamleitern und Führungskräften, um ein genaues Bild der Organisationsstruktur zu erhalten. Überprüfen Sie auch bestehende Dokumentationen wie Stellenbeschreibungen und Organisationsrichtlinien.
• Gestaltung der Organigrammstruktur: Entscheiden Sie, welches Format und welche Darstellungsmethode für Ihr Organigramm am besten geeignet sind. Es gibt verschiedene Optionen wie hierarchisch, flach oder matrixartig. Wählen Sie die Struktur, die am besten die Beziehungen zwischen den Abteilungen und Teammitgliedern in Ihrem Unternehmen widerspiegelt.
• Realisation des Organigramms: Nutzen Sie spezialisierte Organigramm-Software oder Tools, um das Organigramm zu erstellen. Beginnen Sie mit den obersten Führungsebenen und arbeiten Sie sich nach unten vor. Geben Sie für jede Position den Namen, die Positionstitel und die Verbindungen zu anderen Abteilungen oder Teams an.
• Überprüfung und Aktualisierung: Stellen Sie sicher, dass das Organigramm genau und aktuell ist. Besonders relevant ist es, das Organigramm regelmäßig zu überprüfen, sodass es neue Mitarbeiter:innen, Veränderungen in den Positionen oder organisatorische Umstrukturierungen stets angemessen widerspiegelt werden. Es sollte entsprechend aktualisiert werden und allen Mitarbeiter:innen zugänglich gemacht werden.

Ausgewogenheit ist der Schlüssel zum Erfolg

Erfolgreiches Management, insbesondere in großen und komplexen Strukturen, ist eine Herausforderung für jedes Unternehmen. Es lässt sich nur schwer perfekte Lösung 

finden, da jeder Ansatz Vor- und Nachteile mit sich bringt. Die Wahl zwischen Top-Down- und Bottom-Up-Methoden hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Art des Unternehmens, der Branche, den Zielen und der Unternehmenskultur.

Eine ausgewogene Herangehensweise, die Elemente beider Methoden kombiniert, kann jedoch in einer effektiven Führung und einem erfolgreichen Management resultieren. Durch die geschickte Kombination der Hierarchie und Effizienz des Top-down-Ansatzes mit der Beteiligung, Kreativität und Flexibilität des Bottom-Up-Ansatzes können Führungskräfte ein Arbeitsumfeld schaffen, das sowohl strukturiert als auch innovativ ist.

Letztendlich liegt der Schlüssel zum Erfolg darin, die individuellen Stärken und Vorteile beider Ansätze zu erkennen und sie in einer ausgewogenen und flexiblen Weise zu kombinieren. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Strukturen optimieren, die Mitarbeiterbeteiligung und -motivation steigern und letztendlich bessere Ergebnisse erzielen.