Recruiting ist in größeren Unternehmen täglich Brot. Doch in Zeiten des Fachkräftemangels, kann das schnell teuer werden. Daher klären wir, wie sich Kosten während des Rekrutierungsprozesses verringern lassen, ohne dass sich die Ergebnisse verschlechtern.
Recruiting ist in größeren Unternehmen täglich Brot. Talente außerhalb der Firma müssen rekrutiert und auf Ausfälle innerhalb des Unternehmens muss reagiert werden.
Was sich zunächst einfach anhört, ist in Wirklichkeit ein komplexer Prozess, in dessen Verlauf an vielen Stellschrauben gedreht werden kann, um die Ergebnisse zu verbessern und die Kosten zu verringern.
In unserem Ratgeber geht es um kosteneffizientes Recruiting. Wie lassen sich Kosten während des Rekrutierungsprozesses verringern, ohne dass sich die Ergebnisse verschlechtern? Diese und weitere Fragen möchten wir Ihnen beantworten.
Kommen wir zunächst zu den Grundlagen. Was ist Recruiting überhaupt? Der Begriff „Recruiting“ stammt aus dem Englischen, wurde aber mittlerweile von vielen deutschen Unternehmen übernommen und wird anstelle des eher verstaubten Wortes „Personalbeschaffung“ verwendet.
Beim Recruiting geht es um die Suche nach qualifizierten Mitarbeitern und deren Gewinnung für das eigene Unternehmen. Um in Zeiten des sogenannten War for Talents, also des Kriegs um Talente, erfolgreich zu sein, müssen im Rahmen des Recruitingprozesses viele Einzelschritte unternommen werden, die mitunter kostspielig sein können.
Von der Erstellung einer Stellenanzeige, über den Interviewprozess mit geeigneten Kandidaten und Kandidatinnen, bis hin zum Onboarding gibt es viele Bereiche, in denen Kompetenz, Geduld und Finanzkraft gefragt sind.
In den letzten Jahren hat sich die Suche nach geeigneten Kandidaten und Kandidatinnen für Unternehmen in gewissen Branchen erheblich verkompliziert.
Der Fachkräftemangel macht vor fast keiner Branche halt, Unternehmen in sämtlichen Bereichen haben Probleme, geeignete und vor allem talentierte Nachwuchskräfte für sich zu gewinnen. Wo noch vor wenigen Jahren viele Unternehmen Probleme hatten, aus einer Flut an Bewerbungen den richtigen Kandidaten auszuwählen, können sich gut ausgebildete Bewerber in einigen Branchen heutzutage aussuchen, wo sie anheuern.
Den Recruiting-Prozess zu optimieren, steht daher bei vielen Unternehmen ganz oben auf der To-do-Liste. Da die Kosten in der Personalbeschaffung in den vergangenen Jahren regelrecht explodiert sind, stehen viele Unternehmen vor der Frage, wie sie diese Kosten reduzieren können, ohne dabei an Anziehungskraft auf Talente einzubüßen.
Kosteneffizientes Recruiting ist die Kunst, den Recruitingprozess im Unternehmen so zu verschlanken, dass gute Ergebnisse mit geringen Ausgaben zu erreichen sind.
Aufgrund des zuvor schon erwähnten War for Talents steigen die Kosten pro Bewerbung (Abkürzung CPA für Cost per Application) für Unternehmen seit Jahren erheblich. Gerade für kleinere Firmen wird es daher immer schwerer, mit größeren, finanzkräftigeren Konkurrenten beim Kampf, um qualifizierte Fachkräfte mitzuhalten.
Heutzutage gilt es also immer mehr, nicht nur Recruitingprozesse zu verschlanken, sondern auch für sich gewonnene Talente bestmöglich auszubilden und an das eigene Unternehmen zu binden.
Die Personalsuche kann viel Geld kosten. Besonders in Branchen, in denen Talente knapp und Stellen massenhaft verfügbar sind, können notwendige Recruitings große Lücken in den Unternehmenshaushalt reißen. Wo lauern also besonders hohe Kosten auf der Jagd nach Talenten?
Schon der erste Schritt auf der Suche nach neuen Mitarbeitern kann viel Geld kosten. Bevor Stellenanzeigen geschaltet werden können, müssen sie erst erstellt werden. Schon das bindet einen Mitarbeiter für mehrere Stunden an eine Aufgabe.
Anschließend muss auf einschlägigen Portalen eine Gebühr entrichtet werden, die für 30 Tage oft bei 1.000 Euro und mehr liegen kann.
Außerdem sollten wichtige Jobanzeigen online, vor allem in sozialen Netzwerken, beworben werden. Auch die Werbung auf Social Media ist nicht umsonst, ganz abgesehen davon, dass sich Social Media Experten mittlerweile fürstlich bezahlen lassen.
Oftmals hängen die Gebühren bei Social Media Portalen von der Anzahl an Klicks ab, die eine Anzeige erhält. Dies bietet den Vorteil, dass nur für die Anzeige gezahlt werden muss, wenn diese auch wirklich Interesse erregt. Dieses Konzept nennt sich „Kosten pro Klick“ (Abkürzung CPC für Cost per Click).
Noch kostspieliger, aber auch erfolgversprechender, ist der Einsatz von Headhuntern. Headhunter suchen gezielt nach geeigneten Kandidaten und Kandidatinnen für die zu besetzende Position. Bewerber werden anhand von Ihnen definierten Kriterien ausgewählt und direkt kontaktiert.
Dennoch: Auch für Headhunter wird es immer schwieriger, auf der Suche nach Talenten Erfolge zu verzeichnen. Dabei lassen sich die Recruiting Experten ihre Arbeit einiges kosten. Gebühren von 20 % bis 30 % des Bruttojahresgehalts des rekrutierten Mitarbeiters sind keine Seltenheit.
Nicht nur bei der Erstellung und Schaltung der Stellenanzeigen fallen Personalkosten an, sondern auch bei weiteren Aktivitäten und Maßnahmen im Rahmen des Rekrutierungsprozesses.
Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Personalbereich müssen beispielsweise Bewerbungen auf Stellen sichten, diese bewerten und kategorisieren, bevor im nächsten Schritt zeitraubende Interviews mit vielversprechenden Kandidaten geführt werden.
Auch das Personalmarketing kostet viel Zeit und Geld. Inhalte müssen erstellt, gepflegt und aktualisiert werden. Neben Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen mit ausreichend Know-how werden hierfür auch Software-Lösungen benötigt, die oftmals nicht günstig sind.
Auch wenn die Marketingkosten im Personalwesen auf den ersten Blick unnötig scheinen und viele Führungskräfte denken, dass hier am ehesten Geld eingespart werden kann, sollte die Bedeutung dieses Bereichs keinesfalls unterschätzt werden. Employer Branding ist zum Beispiel ein immens wichtiges Recruiting Tool mit Hinblick auf den Fachkräftemangel.
Es ergibt Sinn, alle diese Ausgaben zusammenzufassen und als „Cost per Hire“, also als „Kosten pro Rekrutierung“, zu betrachten. Personen in der Finanzabteilung und in der Führungsriege behalten so leichter den Überblick, während der Erfolg der Recruiting Kanäle deutlich besser gemessen werden kann.
Wie Sie sehen, gibt es bei der Personalsuche viele Herausforderungen und Kostentreiber. Die Erfahrung zeigt aber, dass diesen mit bestimmten Maßnahmen begegnet werden kann. Prozesse können optimiert und Ressourcen geschont werden.
Wir möchten Ihnen einige Empfehlungen mit auf den Weg geben, die Ihnen als Basis für zukünftige Entscheidungen im Personalbereich dienen können.
Sogenannte Recruiting-Automation-Systems ermöglichen Ihnen erhebliche Einsparungen bei den Personalkosten für Ihre Recruiter. Ein solches Tool übernimmt dank Machine Learning- und KI-Technologien die Suche nach geeigneten Bewerbern für zu füllende Positionen.
Anstatt Ihre Mitarbeiter stundenlang von Ihren Kernaufgaben abzulenken und sie Stellenanzeigen auf dutzenden Portalen posten zu lassen, können Sie diese repetitiven Aufgaben ganz einfach von einer Software erledigen lassen.
Moderne Tools übernehmen sogar die Kontaktierung der Fachkräfte, beispielsweise per Social Media oder E-Mail.
Wenn Sie wichtige Mitarbeiter im Unternehmen halten, müssen Sie nicht andauernd auf dem ohnehin schon angespannten Arbeitsmarkt Deutschlands nach neuen Fachkräften suchen.
Sorgen Sie für eine angenehme Atmosphäre im Unternehmen und schaffen Sie finanzielle Anreize für wichtige Mitarbeiter. Hierzu zählen beispielsweise Aufstiegschancen, flexible Arbeitszeiten, Möglichkeit zum Homeoffice, Firmenwägen und vieles mehr. Bieten Sie Ihren Top-Mitarbeitern Vorteile, die ihnen andere Unternehmen nicht bieten.
Je länger der Rekrutierungsprozess dauert, desto mehr strapaziert er Ihr Budget. Versuchen Sie deshalb herauszufinden, wo der Prozess stockt. Finden Sie Nadelöhre und bessern Sie diese Stellen im Recruitingprozess aus. Je schneller ein Mitarbeiter sich mit anderen Aufgaben beschäftigen kann, desto weniger Ressourcen müssen Sie für die Personalsuche aufbringen.
Legen Sie sich einen Talentpool an. Nur weil ein vielversprechendes Talent momentan eine andere Aufgabe bevorzugt, bedeutet das nicht, dass dies immer so bleibt. Lassen Sie den Kontakt nicht abreißen.
Der Personalbereich kostet, so wie jeder andere Bereich auch, viel Geld. Dennoch lassen sich dank moderner Tools Kosten teils erheblich reduzieren. Nutzen Sie Social Media und Software, um konkurrenzfähig zu bleiben. Vernachlässigen Sie Ihr Recruiting aber keinesfalls. Sehen Sie Ihr Unternehmen vielmehr als Produkt, dass Sie auf die richtige Art und Weise vermarkten müssen. Nur so zieht Ihr Unternehmen auch weiterhin Leute vom Fach an.
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