Im HR gibt es Probleme, die immer wiederkehren: Sensible Mitarbeiterthemen, Mitarbeiterfluktuation, Produktivitätsprobleme, Gesundheit, Sicherheit und Mitarbeiterrekrutierung. Daher gehen wir hier auf diese ein.
Als HR-Professional haben Sie täglich mit neuen Herausforderungen zu kämpfen und das ist auch gut so. Schließlich ist die einzige Konstante im Leben die Veränderung. Dennoch gibt es Probleme, die immer wiederkehren: Sensible Mitarbeiterthemen, Mitarbeiterfluktuation, Produktivitätsprobleme, Gesundheit, Sicherheit und Mitarbeiterrekrutierung. Gerade weil diese Probleme uns alle betreffen, müssen wir darüber sprechen und während wir sprechen, finden wir vielleicht eine Lösung.
Denn jede Organisation lebt durch die Menschen, die sich in ihr organisieren. Die meisten Unternehmen unterscheiden sich nicht durch ein magisches Produkt, eine besondere Maschine oder etwas anderes. Sie unterscheiden sich durch die in ihnen beschäftigten Menschen und durch die dort gelebte Kultur.
Für diese gelebte Kultur und die Menschen an sich, sind die Mitarbeiter der HR-Abteilung absolut entscheidend. Denn sie vermitteln zwischen der namenlosen Unternehmensorganisation und den Mitarbeitern. Sie sorgen dafür, dass die Zahnräder ineinandergreifen können.
Deshalb hat auch niemand, der wirklich bescheid weiß, jemals gesagt, dass HR einfach sein würde. Doch wem sag sich das, da Sie im Personalwesen arbeiten, wissen Sie natürlich, dass jeder Tag eine neue Herausforderung ist.
Im täglichen Trubel eines HR-Professionals gibt es immer etwas anderes, das um Ihre Aufmerksamkeit buhlt, so dass sich jeder Tag wie ein ständiger Kampf um die eigene Produktivität anfühlt. Deshalb sollte Sie auch mit wiederkehrenden Problemen effektiv verfahren.
Damit dies gelingen kann, wurden von uns die häufigsten Personalprobleme am Arbeitsplatz aufgelistet und gemeinsam überlegen wir jetzt, wie man am besten mit ihnen umgeht.
Sind wir ehrlich, niemand kann wirklich vorhersagen, was Mitarbeiter als nächstes fragen werden. Keiner kann das, denn Menschen sagen einfach die seltsamsten Dinge – wir sind eben mysteriöse Wesen.
Wenn wir aber nicht vorhersagen können, was Menschen im Einzelfall als nächstes fragen, was können wir dann tun? Das zweitbeste was wir tun können, ist zu erklären, wie man allgemein am besten mit den kniffligen Fragen umgeht, die Ihre Mitarbeiter irgendwann stellen werden. Es geht hierbei nicht so sehr um Regeln und mehr um Meta-Regeln.
Eine Personalabteilung fungiert als Schnittstelle zwischen den Mitarbeitern und dem Unternehmen.
Deshalb werden auch alle Beschäftigungs- oder Streitfragen über die Personalabteilung geklärt. Von der Personalabteilung erhofft man sich im Zuge von Streitigkeiten viel, zum einen absolute Fairness und zum anderen eine schnelle Lösung.
Der Schlüssel hierzu ist der schnelle Zugriff auf aussagekräftige Daten. Mit dem richtigen HR-System können Unternehmen schnell auf die Informationen zurückgreifen, die wichtig sind, wenn ein Anliegen oder ein Problem auftritt. Vertragsänderungen, Gehaltsangaben oder frühere disziplinarische Berichte sollten immer zur Hand sein, um die Bearbeitung von Anfragen so einfach wie möglich zu gestalten.
Denken Sie deshalb daran: Sie können jede Frage beantworten, wenn Sie die richtigen Daten zur Hand haben. Unvorbereitet sollten Sie hingegen niemals in ein Entwicklungsgespräch oder ein Mitarbeitergespräch gehen.
Es gibt nichts Schlimmeres, als Monate (manchmal Jahre) damit zu verbringen, einen Mitarbeiter einzuarbeiten, nur um ihn dann ohne einen Blick über die Schulter gehen zu sehen.
Nichts killt Ihr Budget schneller und verhindert Ihren Erfolg nachhaltiger als zu hohe Fluktuationsraten.
Gehen viele Mitarbeiter, wendet man sich an das HR-Team und hierbei werden dann immer die gleichen Fragen gestellt: Warum sind sie gegangen? Warum durften sie gehen? Wie verhindern wir, dass dies in Zukunft geschieht?
Es ist unbestritten, dass es die Aufgabe der HR-Abteilung ist, den Mitarbeiterstamm zu erhalten. Schließlich sind gute Mitarbeiter das wertvollste Kapital eines Unternehmens.
Deshalb sollten Elemente wie die Entlohnung, verschiedene Anreize und die gesamte Kultur dazu genutzt werden, um die Mitarbeiterbindung zu erhöhen. Die Gehälter müssen fair, konsistent und marktgerecht sein, Anreize sollten erfinderisch sein (ein unerwarteter Ausflug ins Kino wird oft mehr geschätzt als ein Bonus, der vom Finanzamt verschlungen wird) und die Kultur muss eine echte Liebe zum Unternehmen fördern.
Je mehr ein Mitarbeiter das Gefühl hat, erwünscht zu sein, desto wahrscheinlicher ist es, dass er eine emotionale Bindung zum Unternehmen aufbaut, und solche Gefühle multiplizieren sich zusehends.
Es ist an der Zeit, ein weniger offensichtliches Problem in Angriff zu nehmen. Viele Unternehmer sind der Meinung, dass Produktivität entweder vorhanden ist oder eben nicht. Leider ist aber das, was uns davon abhält, produktiv zu sein, nicht immer so offensichtlich. So können sich unbewusst Dinge einschleichen, die Ihre Unternehmensproduktivität gefährden und, bevor Sie diese bemerken, wurde Ihre Organisation schon zurückgeworfen.
So leiden die Mitarbeiter Ihres Unternehmens wahrscheinlich schon unter einer niedrigen Produktivität, doch Sie sind sich dieser Tatsache einfach nicht bewusst.
Deshalb ist der erste Schritt zur Behebung von Produktivitätsproblemen immer ihre Identifizierung. Es geht darum welche Abteilungen unter geringer Produktivität leiden und schließlich auf welche Mitarbeiter oder welche Gruppe von Mitarbeitern dies zurückzuführen ist.
Sobald Produktivitätsprobleme identifiziert sind, können Personalverantwortliche sich daran machen, diese zu beheben. Eine einfache „Zeit- und Bewegungsstudie“ kann durchgeführt werden, um zu untersuchen, wie Aufgaben ausgeführt werden und wer für ihre Erledigung verantwortlich ist. Ineffizienzen werden in diesem Prozess schnell sichtbar, ebenso wie eventuell noch vorhandene Personalprobleme.
Oftmals reichen eine erhöhte Motivation oder zusätzliche Schulungen aus, um die Produktivität zu steigern, aber eine gründliche Überprüfung wird auch Bereiche aufdecken, in denen zusätzliche Investitionen oder Neueinstellungen erforderlich sind.
Wenn es eine Sache gibt, die Menschen abschreckt, dann ist es „Gesundheit und Sicherheit“. Kombinieren Sie das mit „Dokumentation“ und Sie haben einen todsicheren Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter wenig oder kein Interesse an der Sicherheit ihres Arbeitsplatzes haben.
Dies ist ein wiederkehrendes Problem für HR-Teams, aber es kann gelöst werden. Die Antwort liegt in der Erstellung von fairen und – vor allem – ansprechenden Arbeitsschutzregeln, Vorschriften und Begleitdokumenten.
Versuchen Sie deshalb, langatmige Grundsatzdokumente gegen mehr visuelle Angelegenheiten auszutauschen und Regeln zu streichen, die im modernen Zeitalter einfach nicht mehr gelten sollten.
Auf diese Weise soll der Arbeitsplatz deutlich sicherer werden und dies sogar, ohne jemanden zu Tode zu langweilen.
Es ist unglaublich schwierig, die richtigen Leute zu finden. Da sich immer mehr Arbeitnehmer dazu entschließen, selbstständig und freiberuflich zu arbeiten und der digitale Marktplatz zahlreiche Rekrutierungskanäle bietet, die den Wettbewerb um die Toptalente noch zusätzlich intensivieren.
Wenn Sie sich immer noch auf ältere Rekrutierungsmethoden verlassen (z. B. Zeitungsanzeigen), müssen Sie sofort damit anfangen, Ihre Flügel ein wenig weiter auszubreiten. Glücklicherweise hat der Aufstieg von sozialen Netzwerken wie LinkedIn eine dynamische, jederzeit zugängliche und – vor allem – kostenlose Plattform für die Suche nach neuen Mitarbeitern geschaffen.
Seien Sie deshalb sozial. Wenn Sie auf der Suche nach neuen Mitarbeitern sind, sollten Sie diese auf Diensten wie LinkedIn, in Foren und Scouting-Gruppen für ihre Positionen werben.
Diese Methode der Rekrutierung ist nicht nur zeitsparender, sondern auch sehr angenehm. Die besten Leute sind da draußen und wenn Sie sie selbst erschnüffeln, sparen Sie eine Menge Zeit, in der Sie sonst die falschen Leute interviewen.
In zukünftigen Artikeln werden wir auf die einzelnen Problembereiche eingehen. Schauen Sie also mal wieder vorbei.
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