Als HR-Manager müssen Sie in einem Unternehmen der Zukunft Verantwortung für die interne Kommunikation übernehmen. Aber wie genau setzt man diese um?
Als HR-Manager müssen Sie in einem Unternehmen der Zukunft Verantwortung für die interne Kommunikation übernehmen. Denn beide Bereiche verschmelzen immer mehr miteinander, da die interne Kommunikation maßgeblich über das Verhältnis von Arbeitgeber und Arbeitnehmer entscheidet. So werden als Beispiel Fluktuationsraten und die Mitarbeiterzufriedenheit direkt von Ihrer Art zu kommunizieren beeinflusst.
Kommunikation muss keine Manipulation sein. Kluge Kommunikation räumt Missverständnisse aus und macht somit den Weg frei, damit in der Sache und nicht über die Sache gesprochen werden kann.
In den letzten rund zwanzig Jahren hat sich die interne Kommunikation zu einer eigenständigen Disziplin und zu einem integralen Bestandteil der Unternehmensstrategie entwickelt. Was früher den großen Konzernen vorbehalten war, bereichert und bestimmt nun auch den Alltag kleinerer Unternehmen.
Speziell in unsicheren Zeiten und in einer Gesellschaft, die etwas die Orientierung verloren hat, muss Kommunikation eindeutig sein. Denn wenn das Vertrauen in die entscheidenden Bereiche der Gesellschaft schwindet, ist der Verdacht der Manipulation allgegenwärtig. Und gerade, weil das allgemeine Vertrauen in die meisten Institutionen abnimmt, ist das Bedürfnis nach Transparenz in Unternehmen unabdingbar geworden und erfordert insbesondere eine kontrollierte und ehrliche interne Kommunikation.
Neben der Weitergabe von Informationen muss die interne Kommunikation eine Gruppendynamik schaffen, mobilisieren und unterstützen. Interne Kommunikation kann sogar einen sozialen Vertrag zwischen Unternehmen und Mitarbeiter begründen. Sie kann durch einen Dialog in Verantwortung nehmen und so Sinnhaftigkeit bekräftigen, was direkt zur Zufriedenheit des Mitarbeiters beiträgt.
Interne Kommunikation verstärkt und forciert die Einheit eines Unternehmens, was ein entscheidender Wettbewerbsvorteil ist.
Wir haben also erkannt, wie wichtig interne Kommunikation sein kann. Doch wie kommen wir nun von der guten Absicht zur konkreten Handlung? Hierfür haben wir 10 Empfehlungen zusammengestellt, die Ihnen helfen werden, eine effektive, produktive und gesunde Kommunikationskultur zu kultivieren:
Sie müssen Ihren Mitarbeitern einen anderen Blickwinkel auf die Organisation des Unternehmens ermöglichen. Erklären Sie die Ambitionen des Managements, um das Verständnis für die Probleme und die getroffenen Entscheidungen zu erleichtern. Ihre Mitarbeiter müssen verstehen, warum die Dinge so sind, wie sie eben sind. Denn auf der Grundlage dieses „Warums“ kann ein Dialog entstehen und aus diesem Dialog entsteht ein Gefühl der Gemeinschaft. Vergessen Sie niemals, dass Mannschaftsgeist ein gemeinsames Ziel erfordert. Im Sport mag dies leicht zu definieren sein, in Ihrem Unternehmen ist das zwar etwas schwieriger, aber ebenso notwendig. Deshalb müssen Sie ihr „Warum“ so klar wie möglich kommunizieren.
Interne Kommunikation gibt der geleisteten Arbeit einen Sinn, schafft Teamgeist und gibt Impulse für alle Mitarbeiter. Das Ziel ist die Schaffung von Engagement und Stolz. Es geht nicht darum, eine großspurige Botschaft zu verbreiten, es geht darum, sich auszutauschen, um besser zusammenzuarbeiten, sich einzubringen und dadurch aufzublühen. Interne Kommunikation ist zweiseitig – sogar zirkulär – jeder ist ein Akteur und trägt zum Erfolg des Unternehmens bei. Schaffen Sie also ein Fundament der Zufriedenheit, indem Sie Erfolge konkret benennen und auch deren Einflüsse auf die Zukunft des Unternehmens. Es muss gelingen, dass Ihre Mitarbeiter den Erfolg des Unternehmens als Ihren Erfolg ansehen. Denn das wiederum sorgt für mehr Mitarbeitermotivation, was nachhaltig den Unternehmenserfolg und die Gesamtperformance steigert.
Bemühen Sie sich in Ihrer Kommunikation um das Bild eines kämpferischen und enthusiastischen Unternehmens – auch wenn dieses Bild „vermarktend“ wirkt – ein Image muss immer ambitioniert sein, um Energie zu geben und zu mobilisieren. Manche werden denken, dass die Gestaltung des eigenen Images zu künstlich ist, aber darum geht es nicht, es geht nicht um das Image per se, sondern um die Inspiration und den Wunsch, gemeinsam voranzukommen.
Die Sprache Ihrer internen Kommunikation sollte klar und einfach sein, ohne ins familiäre oder konsensorientierte abzugleiten. Die kompliziertesten und angstauslösenden Themen können dann nämlich angegangen werden. Schließlich befinden sich auch Unternehmen im realen Leben und die Wahrheit ist Ihren Mitarbeitern zuzumuten. Nur so kann die interne Kommunikation die Distanz zwischen der Basis und den Entscheidungszentren durchbrechen.
Werte sind untrennbar mit der Unternehmenskultur verbunden, sie geben den Investitionen aller einen Sinn und sind Vektoren der Unterstützung (oder Ablehnung). Werte stehen nicht mehr auf der Titelseite eines Begrüßungsheftes oder in der Eingangshalle des Unternehmens, sie sind in den Projekten, die das Unternehmen durchführt, in seinen guten Managementpraktiken, in seiner Personalführung, in seiner Kommunikation und in den Veranstaltungen, die es unterstützt oder organisiert, verankert.
Krisen, Verlagerungen, Sozialpläne und Umstrukturierungen können dazu führen, dass der Stellenwert von Fähigkeiten im Unternehmen oder sogar deren Nützlichkeit in Frage gestellt wird. Daher ist es wichtig, die Verbundenheit des Unternehmens mit seinen Mitarbeitern zu kommunizieren, um ihnen ihren Mehrwert und ihren Beitrag zum gemeinsamen Erfolg zu verdeutlichen.
Die interne Kommunikation verpflichtet die Führungskräfte des Unternehmens, aber sie muss sie auch an ihre Verantwortung erinnern: Respekt für das auferlegte Wertesystem, Respekt für den sozialen, moralischen und ethischen Vertrag. Jeder hat seinen Anteil am Erfolg des Unternehmens, jeder ist verantwortlich. Diese Erinnerung sorgt gleichzeitig dafür, dass sich auch jeder als wertig erachtet.
Speziell das HR-Management muss Führung zeigen, es muss in der internen Kommunikation allgegenwärtig sein. Deshalb muss es sich engagieren, Vorbild sein, menschlich sein und begeistern.
Die zirkuläre Kommunikation ist innerhalb des Unternehmens unerlässlich. Sie findet natürlich während des informellen Austauschs statt, kann aber auch um bestimmte Arbeitszeiten herum organisiert werden: Kommissionen, Seminare, Treffen von Interessenten, etc. Diese Möglichkeiten der Kommunikation und des Austauschs sind allesamt Gelegenheiten, neue Ideen einzubringen, auf Anliegen zu reagieren und das eigene Wissen auf dem Gebiet zu maximieren.
Wie bei der externen Kommunikation sollten Sie Ihre Botschaft an die Personen anpassen, die Sie ansprechen. Zum Beispiel können Vertriebsmitarbeiter andere Informationen zur Verfügung haben als Verwaltungsmitarbeiter. Ihre Botschaft zu personalisieren bedeutet, die Probleme jeder Person zu berücksichtigen.
Interne Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil für die Mitarbeiterzufriedenheit und somit den Erfolg Ihres Unternehmens. Das Aufkommen eines kollaborativen und partizipativen Managements, bei dem der Mitarbeiter sowohl Empfänger als auch Sender ist, stärkt gleichzeitig seine Zufriedenheit und sein Interesse.
Die zur Verfügung stehenden Instrumente für die interne Kommunikation sind äußerst vielfältig: Interner Newsletter, Willkommensbroschüre, Pressemitteilungen, Plakate, physische Treffen, das Intranet, ein internes soziales Netzwerk und Seminare. All diese Unterstützungen oder Veranstaltungen müssen auf einer Strategie und einem Kommunikationsplan basieren, der entsprechend den Zielen, Vorgaben und zu vermittelnden Botschaften gut durchdacht ist. Doch hierüber sprechen wir in einem anderen Beitrag.
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