Die vier Phasen der Einarbeitung

Inhalt

1. Was versteht man unter Einarbeitung?

2. Warum Onboarding im „war for talents“ so wichtig ist – Ziele und Aufgaben der Einarbeitung

3. Wie lange dauert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter?

4. Wer ist bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter dabei?

5. Einarbeitungsmodelle – Unterschied 3 Phasenmodell und 4 Phasen Modell

6. Erfolgreiches Onboarding in vier Phasen

6.1. Phase 1: Vor dem ersten Arbeitstag

6.2. Phase 2: Der Start des Mitarbeiters ins Unternehmen

6.3. Phase 3: Die ersten Wochen an Bord

6.4. Phase 4: Die Zeit nach der Probezeit

7. Fazit 

Über fünf Millionen Menschen starten in Deutschland jährlich in einen neuen Job. Ein solcher Neustart ist nicht nur mit Hoffnungen, sondern oftmals auch mit großen Herausforderungen und Risiken verbunden. Damit der Start in einem neuen Unternehmen zum Erfolg wird, bedarf es einer guten Einarbeitung.

Das sogenannte Onboarding beginnt mit der Vertragsunterzeichnung des Arbeitnehmers und endet erst, sobald der neue Mitarbeiter vollständig integriert ist und sich in seiner neuen Tätigkeit gut zurecht finden. Doch was bedeutet der Begriff „Onboarding“ überhaupt? Und welche Aufgaben und Ziele verfolgt Onboarding?

Wir verraten, warum eine gute Einarbeitung wichtig ist, wie lange eine gute Einarbeitung dauert und wer daran beteiligt ist. Darüber hinaus gehen wir auf die vier Phasen der Einbindung ein und zeigen, was erfolgreiches Onboarding ausmacht.

Was versteht man unter Einarbeitung?

Wenn man von der Einarbeitung oder von Onboarding spricht, ist damit die fachliche, soziale und zwischenmenschliche Eingliederung neuer Mitarbeiter in die vorhandene Unternehmensorganisation gemeint.

Die Eingliederung hilft bei der Integration ins Team und sorgt dafür, dass fachliches Wissen für die Position im Unternehmen schnellstmöglich vermittelt werden kann. Es handelt sich also um die soziale und fachliche Eingliederung von neuen Kollegen. Neueinsteiger werden mit der Unternehmenskultur, ihrem Aufgabengebiet und allen Abläufen und Prozessen im Unternehmen vertraut gemacht.

Während des Onboardings kommen verschiedene Maßnahmen und Instrumente zum Einsatz. In der Regel gibt es einen Einarbeitungsplan, an dem sich die zuständigen Kollegen und Führungskräfte orientieren können. Dadurch wird dem neuen Mitarbeiter vom ersten Tag an Unterstützung und Wertschätzung vermittelt. Dies fördert die Mitarbeiterbindung und die Zufriedenheit im Job.

Warum Onboarding im „war for talents“ so wichtig ist – Ziele und Aufgaben der Einarbeitung

Onboarding hilft dabei, dass neue Mitarbeiter sich willkommen und gut aufgehoben fühlen. Denn wenn neue Mitarbeiter einfach sich selbst überlassen werden, kann dies schnell zu einer Überforderung im neuen Job führen. Eine neue Arbeitsstelle ist eine große Herausforderung. Wenn Neueinsteiger sich ganz ohne Kenntnisse an den neuen Aufgabenbereich machen, kann sich das schnell negativ auf die Arbeit auswirken. Ein gelungenes Onboarding soll das verhindern.

Somit steigert Onboarding die Motivation von neuen Mitarbeitern und fördert gleichzeitig die Produktivität. Gute Erfahrungen in der Einarbeitungsphase sorgen außerdem für mehr Loyalität dem Unternehmen gegenüber. Somit kann ein erfolgreicher Onboarding Prozess die Mitarbeiterbindung sowie die Arbeitgebermarke stärken.

Kurzum: Onboarding macht Arbeitgeber attraktiv, verringert die Kündigungsquote in der Probezeit und hilft dabei, dass Mitarbeiter länger im Unternehmen bleiben.

Grundsätzlich hat das Onboarding folgende Ziele und Aufgaben:

• Die Vermittlung der Unternehmenskultur und der internen Prozesse,
• die Mitteilung von Richtlinien zur Arbeitssicherheit und eines rechtsgemäßen Verhaltens,
• die schnelle Heranführung neuer Mitarbeiter an ihre Aufgaben,
• das Aufzeigen der eigenen Rolle im Unternehmen,
• die Unterstützung bei der Kontaktaufnahme mit neuen Kollegen und Vorgesetzten.

Wie lange dauert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter?

Was viele nicht wissen: Der Onboarding Prozess beginnt nicht mit dem ersten Arbeitstag, sondern bereits mit der Unterschrift des neuen Arbeitsvertrags. Wie lange die Einarbeitungszeit anschließend dauert, ist immer von der Komplexität der Stelle abhängig. Dabei gilt: Je simpler die Tätigkeit, desto schneller ist das Onboarding erledigt. Grundsätzlich sollten Unternehmen davon ausgehen, dass der Onboarding Prozess mit dem Ablauf der Probezeit erledigt ist. Somit dauert das Onboarding meist zwischen drei und sechs Monaten.

In seltenen Fällen kann das Onboarding auch bis zu einem Jahr lang dauern. Dies ist aber nur der Fall, wenn es sich um eine Position handelt, die enorm viel Fachwissen erfordert und eine große Anzahl an Aufgaben umfasst. Gelungenes Onboarding sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter nach der Eingliederungsphase voll einsatzfähig sind und sich vollständig ins Unternehmen integriert fühlen.

Wer ist bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter dabei?

In der Regel sind an der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters mehrere Personen beteiligt. Während sich die HR-Abteilung um die Organisation kümmert, sind es meist die direkten Vorgesetzten, die das fachliche Onboarding übernehmen. Dies kann der Abteilungsleiter, der Chef oder der Teamleiter sein. Ebenso häufig kommt es vor, dass der Vorgänger der Position den neuen Mitarbeiter einlernt, bevor er das Unternehmen endgültig verlässt. Außerdem macht es Sinn, auch direkte Kollegen mit einzubeziehen. Denn diese kennen sich meist genauso gut mit den Abläufen im Unternehmen und den Aufgaben der Stelle aus.

Einarbeitungsmodelle – Unterschied 3 Phasenmodell und 4 Phasen Modell

Zum Onboarding gibt es verschiedene Modelle. Das wohl beliebteste Einarbeitungsmodell ist das 3 Phasenmodell. Dieses sieht folgende Onboarding Phasen vor:

1. Die Vorbereitungsphase: in der Zeit vor dem ersten Arbeitstag,
2. die Orientierungsphase: ab dem ersten Arbeitstag bis ca. drei Monate nach Arbeitsantritt,
3. die Integrationsphase: ab dem dritten Monat beim neuen Arbeitgeber bis ca. sechs Monate nach Arbeitsantritt.

Das 4 Phasenmodell beinhaltet dagegen noch den Einarbeitungsprozess nach dem Ablauf des Onboardings, also, sobald Neuzugänge länger als sechs Monate im Unternehmen sind. Denn auch in diesem Zeitraum kann es zu Fragen bezüglich der Aufgabenbereiche kommen. Somit ist nicht nur ein gelungener Arbeitsbeginn geebnet, sondern auch eine weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit gesichert.

Die vierte Phase beinhaltet beispielsweise regelmäßiges Feedback und Rückmeldungen zur Arbeitsqualität. Diese Maßnahmen gelten als Orientierung für den Neuzugang und können Abläufe im Unternehmen sowie die Arbeit von Mitarbeitern positiv beeinflussen.

Erfolgreiches Onboarding in vier Phasen

In den folgenden Abschnitten erklären wir, wie erfolgreiches Onboarding in vier Phasen abläuft. Das Ziel dabei: Die vollumfängliche Integration des Mitarbeiters im Team und am Arbeitsplatz und die Vermittlung jeglicher Inhalte und Informationen zum neuen Job.

Phase 1: Vor dem ersten Arbeitstag

Bereits vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeitenden hat die HR-Abteilung des Unternehmens viel zu tun. Damit sich der neue Arbeitnehmer schnell an seinem Arbeitsplatz wohlfühlt und sich gut in seinem neuen Tätigkeitsbereich aufgehoben fühlt, gibt es einiges zu erledigen.

Im Idealfall gehen HR-Abteilungen gemäß einer Checkliste vor und bereiten sich bereits Wochen vor Firmeneintritt auf die Ankunft des neuen Mitarbeitenden vor. Dabei gilt es Folgendes zu beachten:

Formalitäten abklären

Zunächst einmal sollten alle Formalitäten geregelt werden. Hierbei können folgende Fragen weiterhelfen: 

• Ist vertraglich alles geregelt?
• Sind alle Zugriffsrechte vorhanden?
• Ist, falls notwendig, Dienstkleidung verfügbar?

Informationen bereitstellen

Auch die Bereitstellung von Informationen sollte bereits vor dem ersten Arbeitstag erfolgen. Hierzu empfiehlt sich eine kurze E-Mail mit relevantem Inhalt. Dabei sollten allen Informationen, die für die ersten Arbeitstage und die künftige Zusammenarbeit wichtig sind, enthalten sein. 

Willkommensgeschenk besorgen

Ein kleines Präsent bei Arbeitsantritt zeigt Wertschätzung vom Arbeitgeber. Eine solche Investition lohnt sich immer, denn sie dient einem guten ersten Eindruck und sorgt für Freude und Motivation beim Arbeitnehmer. Die Kosten sind hierbei eher sekundär. Wichtig ist, dass ein Zeichen der Aufmerksamkeit gesetzt wird.

Kollegen vorbereiten

Auch die Vorbereitung der Kollegen und des gesamten Teams ist ein wichtiger Schritt des Onboarding Prozesses. Hierfür sollten nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern alle beteiligten Kollegen sowie Vorgesetzte, die IT und das Sekretariat ausführlich gebrieft werden. Nur so ist eine tatkräftige Unterstützung des neuen Mitarbeitenden gewährleistet.

Zuständigkeiten festlegen

Ebenso wichtig ist das Festlegen von Zuständigkeiten vor dem Arbeitsantritt des neuen Kollegen. Handelt es sich um eine Position, die es vorher noch nicht gab, kann es zu einer Verlagerung der Verantwortlichkeiten kommen. Aus diesem Grund ist eine klare Definition aller Zuständigkeiten notwendig. Diese sollten durch die leitende Führungskraft an alle beteiligten Personen professionell vermittelt werden, damit es gar nicht erst zu einer Missstimmung im Team kommt. Auch hier empfiehlt sich ein Einarbeitungsplan, der genau definiert, welche Aufgabenbereiche der neue Mitarbeiter übernimmt.

Arbeitsplatz vorbereiten

Im Idealfall sollte auch der Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters schon am ersten Arbeitstag vollständig eingerichtet sein. Durch eine Installation des Arbeitsplatzes fühlt sich der neue Mitarbeiter direkt willkommen, hat einen guten ersten Eindruck und ist in der Lage, ab dem ersten Tag loslegen. Das Wichtigste hierzu auf einen Blick: 

• Ein vollfunktionsfähiger Computer,
• Zugangsberechtigungen zu allen wichtigen Programen und Netzwerken,
• Zugang zu allen notwendigen Arbeitsmitteln,
• eine eigene Durchwahl samt funktionsfähigem Telefon.

Termine und Schulungen planen

Ebenso wichtig ist das Planen aller Termine für den Neuzugang. Dabei sollten bald anstehende Termine am besten in einen internen Kalender eingetragen werden. Dies kann die Vorstellung bei anderen Abteilungen und Kollegen sein oder auch die ersten Mitarbeitergespräche mit einer Führungskraft betreffen.

Dasselbe gilt für bevorstehende Schulungen des Arbeitgebers. Diese sollten ebenfalls bereits vor Unternehmenseintritt fest geplant werden. Dies beschleunigt vor allem die Einarbeitungszeit, was Vorteile für Mitarbeitende und die Firma hat.

Phase 2: Der Start des Mitarbeiters ins Unternehmen

Die Orientierungsphase beginnt mit dem ersten Tag am neuen Arbeitsplatz. In der Regel hält sie drei Monate lang an und sollte genutzt werden, um den neuen Mitarbeiter mit seinen Funktionen und Aufgaben vertraut zu machen sowie eine Orientierung bezüglich internen Abläufen zu bieten. Dabei sollten folgende Vorgehensweisen und Tipps berücksichtigt werden:

Den Kollegen willkommen heißen

Am ersten Tag sollte der Neueinsteiger ausführlich begrüßt werden. Dabei kann das Willkommensgeschenk übergeben und ein erster Eindruck von den neuen Kollegen vermittelt werden.

Das Team und die neuen Kollegen vorstellen

Um das neue Team und die anderen Mitarbeiter kennenzulernen, empfiehlt sich eine Vorstellungsrunde. Dabei genügt zunächst die Vorstellung in der eigenen Abteilung. Ein Rundgang und das Kennenlernen mit Kollegen von anderen Abteilungen sollte dagegen erst ein paar Tage oder Wochen nach Firmeneintritt erfolgen. 

Gemeinsam zu Mittag essen

Ein weiterer Schritt im Onboarding ist das gemeinsame Mittagessen. Es kann das Gemeinschaftsgefühl zwischen den Kollegen stärken und weckt Vertrauen ins Team. 

Anstehende Abläufe vermitteln

Der Antritt eines neuen Arbeitsplatzes kann aufregend sein. Trotz Einarbeitungsplan werden neue Mitarbeiter häufig mit einer Menge an Informationen überflutet. Das kann schnell herausfordernd und einschüchternd wirken. Damit der neue Mitarbeiter den Überblick behält, ist es wichtig alles schriftlich festzuhalten. Dies kann anhand eines Leitfadens oder einer Checkliste erfolgen. Im Idealfall bereitet der Vorgesetzte ein Work Book oder Handouts bezüglich Arbeitsabläufen und Prozessen vor.

Erste Aufgaben zuweisen

Nach ein paar Tagen und Wochen der Orientierung ist es wichtig, erste Aufgaben zuzuweisen. Dadurch wird der Mitarbeiter in Projekte integriert und kann aktiv an der Gestaltung von Tätigkeiten mitwirken. Dies steigert die Motivation, die Integration und fördert das Zugehörigkeitsgefühl.

Rechtliche Rahmenbedingungen festlegen

Falls der Mitarbeiter Tätigkeiten übernehmen muss, die besonderen Rechtsvorschriften unterliegen, ist es wichtig, dass der Arbeitgeber eine schriftliche Zustimmung des Mitarbeiters fordert. Generell sollten alle rechtlichen Rahmenbedingungen vermittelt und abgesegnet werden.

Produkte und Dienstleistungen vorstellen

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Orientierungsphase ist die Vorstellung aller Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens. Eine solche Einweisung ist nicht nur für Mitarbeiter im Verkauf oder Marketing wichtig, sondern sollte auch bei Mitarbeitern in der Buchhaltung, der Produktion oder im HR-Bereich erfolgen. Jeder Arbeitnehmer sollte die Produkte und Dienstleistungen seines Arbeitgebers exakt kennen.

Unternehmensziele vermitteln

Auch die Unternehmensziele sollten im Prozess der Einarbeitung an neue Mitarbeiter vermittelt werden. Hierbei können folgende Fragen helfen:

• Welche Umsatzziele sollen im kommenden Quartal erreicht werden?
• Welche Erwartungen werden an das Team und die Abteilung des Neuankömmling gestellt?
• Welche Vorgaben und Ziele soll der neue Kollege gemäß der Führungskraft erreichen?

Unser Tipp: Um Ziele dauerhaft festzuhalten und zu erreichen, empfiehlt sich eine Zielvereinbarung mit den betroffenen Personen.

Unternehmenswerte näherbringen

Ebenso wichtig ist es dem neuen Mitarbeiter die Unternehmenswerte näher zu bringen. Diese können Antworten zu folgenden Fragen liefern: 

• Gibt es Möglichkeiten, im Home Office zu arbeiten?
• Werden Zigarettenpausen genehmigt?
• Gibt es eine Kantine?
• Welche Umgangsformen gelten (Anrede, Hierarchie, etc.)?

Phase 3: Die ersten Wochen an Bord

Die nächste Phase beginnt, wenn der neue Mitarbeiter bereits mehrere Wochen an Bord ist. In dieser Phase des Onboarding Prozesses sind folgende Tipps und Punkte für den Einarbeitungsplan hilfreich:

Feedback geben

Regelmäßiges Feedback ist ein wichtiger Bestandteil des Onboarding Prozesses. Dabei wird das Verhalten und die Arbeit des Mitarbeiters bewertet. Darüber hinaus dient Feedback Vorgesetzten, eine Rückmeldung vom Arbeitnehmer zu erhalten und einen Einblick in die Erfahrungen des Angestellten zu bekommen. Somit ermöglicht Feedback eine konstante Verbesserung und Chancen zur Optimierung der gegenseitigen Zusammenarbeit.

Des Weiteren sollten Unternehmen dem neuen Mitarbeiter die Gelegenheit geben, seine Kenntnisse und Fähigkeiten auszubauen. Dies kann durch gezielte Weiterbildungen, Seminare, Schulungen und Workshops geschehen. Solche Entwicklungsmöglichkeiten verbessern nicht nur die Arbeit des Angestellten, sondern erhöhen auch die Mitarbeiterbindung. 

Kontakte und Verbindungen fördern

Ein weiterer Schritt im Onboarding ist die Förderung von Kontakten und Verbindungen mit dem neuen Mitarbeiter. Dies kann durch Meetings, außerbetriebliche Events und Teambuilding Strategien erfolgen.

Phase 4: Die Zeit nach der Probezeit

Ist die Probezeit beendet und der eigentliche Einarbeitungsplan abgearbeitet, startet die vierte Phase des Onboarding Prozesses des neuen Mitarbeiters. In diesem Schritt sollten folgende Punkte beachtet werden:

Regelmäßige Mitarbeitergespräche planen

Auch nach dem eigentlichen Onboarding sollten Unternehmen sich an bestimmte Grundsätze halten. Regelmäßige Mitarbeitergespräche sind ein wichtiger Teil des Onboarding Ablaufs in der vierten Phase. Hierbei sollten Führungskräfte Mitarbeitern die Chance geben, sich ehrlich zu äußern. Dabei können sie ihre persönlichen Ziele und Pläne mitteilen, Richtlinien für die künftige Zusammenarbeit festlegen und sich über mögliche Entwicklungschancen informieren. Wenn Vorgesetzte auf diesen Bedarf reagieren, bietet das Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter.

Systematische Mitarbeiterbefragungen durchführen

Um herauszufinden, wie zufrieden Mitarbeiter mit ihrer Arbeit sind, können Mitarbeiterumfragen hilfreich sein. Diese bieten wichtige Denkanstöße bezüglich Führungsstil und internen Prozessen. Sie können ein wertvolles Tool sein, um die Beziehung zwischen Firma und Mitarbeitern zu stärken.

Fazit

Auf Grund des starken Fachkräftemangels wird gelungenes Onboarding beim „War for talents“ immer wichtiger. Dabei sollten Unternehmen einen Einarbeitungsplan erstellen und sich an einem Leitfaden oder einer Checkliste orientieren. Gelingt es, den neuen Mitarbeiter, während dem gesamten Prozess der Einarbeitung zu überzeugen, stehen die Chancen gut, dass er bleibt und gute Arbeit leistet. Dazu ist nicht nur die Unterstützung der HR-Abteilung und der direkten Führungskraft nötig, sondern jeder Kollege und beteiligte Mitarbeiter gefragt.

Weitere Informationen

Die wichtigsten Informationen zum Thema Mitarbeiterbindung haben wir hier in einer Checkliste zusammengefasst: