Das Personalwesen ist vielfältig. Doch welche Bereiche zählen rein? Was sind die Ziele einer Personalabteilung und wie baut man die Abteilung richtig auf?
Die Aufgaben des Personalwesens sind vielfältig und umfassen die Gesamtheit aller Einrichtungen und Maßnahmen, die das Personal betreffen (Definition des Oxford Languages Doctionary). Deshalb soll dieser Artikel eine Übersicht über all die Aufgaben Ihres Human Resources Managements geben, die allgemeinen Ziele des Personalwesens beschreiben und gleichzeitig 10 Schritte aufzeigen, wie es Ihnen gelingen kann, eine effiziente Personalabteilung aufzubauen.
Unter Personalmanagement (HRM) versteht man der Definition nach den Prozess der Personalverwaltung in einer Unternehmensorganisation. Es umfasst also alle Aspekte der Rekrutierung, Auswahl, Orientierung, Schulung, Zuweisung, Entlohnung, Beurteilung und Disziplinierung von Mitarbeitern.
Die Personalabteilung befasst sich auch mit Themen wie Mitarbeiterbeziehungen, Vielfalt, Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz und der Beendigung von Arbeitsverhältnissen. Deshalb fallen dem Personalwesen auch viele verschiedene Aufgabenbereiche zu. In diesem Artikel gehen wir auf die wichtigsten davon ein.
Die Personalabteilung ist für eine Vielzahl von Aufgaben zuständig, aber eines ihrer wichtigsten Ziele besteht darin, sicherzustellen, dass das Unternehmen die richtigen Mitarbeiter in den richtigen Positionen hat.
Damit dieses Ziel erreicht werden kann, muss sich die Personalabteilung mit der Anwerbung und Einstellung von Mitarbeitern, deren Einarbeitung, der Schulung und Weiterentwicklung dieser Personen, der Verwaltung von Sozialleistungen und der Regelung von Fragen der Mitarbeiterbeziehungen beschäftigen.
Um erfolgreich zu sein, muss ihr Personalmanagement deshalb gut organisiert und effizient sein. Ihre HR-Manager müssen sich gut mit dem Arbeitsrecht auskennen und darüber hinaus müssen Personalverantwortliche in der Lage sein, sowohl mit Führungskräften als auch mit Mitarbeitern effektiv zu kommunizieren.
Aber zählen wir doch einmal auf, was eine ideale Personalabteilung in Ihrer Funktion der Personalverwaltung leisten sollte:
Die wichtigste Aufgabe Ihres Personalwesens ist es, dafür zu sorgen, dass das Unternehmen die richtigen Mitarbeiter für die richtigen Aufgaben zur Verfügung hat.
Damit dies erreicht wird, muss Ihre Personalabteilung jene Mitarbeiter finden und einstellen, die gut zu den offenen Stellen passen. Denn nur, wenn dies gelingt, kann der Unternehmenserfolg langfristig sichergestellt werden.
Um dieses Ziel erreichen zu können, müssen die Personalverantwortlichen die Anforderungen der Stelle genau kennen. Außerdem müssen sie in der Lage sein, die Bewerber wirksam zu prüfen und zu beurteilen.
Sobald die richtigen Mitarbeiter eingestellt sind, ist es wichtig, dass Ihr Personalwesen sie mit der Unternehmenskultur und den Werten vertraut macht.
Deshalb sind Orientierungsprogramme für neue Mitarbeiter so wichtig. Diese Programme sollten Informationen über die Geschichte, den Auftrag und die Unternehmensziele enthalten. Sie sollten auch Informationen über die Leistungen und Richtlinien Ihres Business enthalten.
All dies kann am einfachsten mit einem vollumfänglichen Onboarding-Konzept gelingen.
Die Personalabteilungen sind für die Führung der Mitarbeiterakten und -unterlagen verantwortlich. Dazu gehört die Überwachung der Leistung, der Abwesenheiten und der Vergütung der Mitarbeiter.
Personalverantwortliche müssen deshalb gut organisiert sein, um den Überblick über all diese Informationen behalten zu können.
Leistungsbeurteilungen sind wichtig, um die Fortschritte der Mitarbeiter zu bewerten und Bereiche mit Verbesserungspotenzialen zu ermitteln. Sie können auch dazu dienen, potenzielle Kandidaten für eine Beförderung oder einen Aufstieg zu ermitteln.
Personalverantwortliche müssen, um diese Aufgabe erfüllen zu können, in der Lage sein, effektiv mit den Führungskräften zu kommunizieren, um so deren Bedürfnisse und Erwartungen verstehen zu können.
Die Personalabteilungen sind für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen und die Verwaltung der Mitarbeitervergütung zuständig. Dazu gehört auch, dass die Mitarbeiter pünktlich bezahlt werden und den richtigen Betrag erhalten.
Personalverantwortliche müssen deshalb über gute Kenntnisse des Arbeitsrechts verfügen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die Vorschriften einhält, um seine Ziele nicht zu gefährden.
Anreizprogramme können in diesem Zusammenhang eingesetzt werden, um Mitarbeiter zu motivieren und ihre Leistung zu verbessern.
Ihr Personalwesen muss dazu in der Lage sein, diese Programme wirksam zu gestalten und umzusetzen.
Aus- und Weiterbildungen sind wichtig, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, um ihre Aufgaben effizient zu erfüllen.
Personalverantwortliche müssen deshalb dazu in der Lage sein, den Schulungs- und Entwicklungsbedarf ihrer Mitarbeiter zu ermitteln. Außerdem muss Ihre Personalführung die Fähigkeiten besitzen, wirksame Schulungsprogramme zu konzipieren und durchzuführen.
Die HR-Abteilungen sind für die Beantwortung von Mitarbeiteranfragen zuständig. Dazu gehören Fragen zu Leistungen, Richtlinien und Verfahren.
Deshalb müssen Personalverantwortliche dazu in der Lage sein, effektiv mit den Mitarbeitern zu kommunizieren, um deren Fragen zu klären.
Die Aufrechterhaltung einer positiven Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung ist wichtig, um sicherzustellen, dass Ihr Personal mit seiner Arbeit zufrieden ist. Deshalb muss ein Personalreferent dazu in der Lage sein, auftretende Probleme in ihrem Inhalt zu erkennen und zu lösen.
Es ist wichtig, dass der Personalbereich eines Business sicherstellt, dass das Unternehmen die Arbeitsgesetze einhält. Dazu gehört, dass sich HR-Verantwortliche über Änderungen in der Struktur des Arbeitsrechtes auf dem Laufenden halten und die Unternehmensrichtlinien entsprechend aktualisieren.
Um die Einhaltung des Arbeitsrechts zu gewährleisten, müssen die Personalverantwortlichen über gute Kenntnisse des Arbeitsrechts verfügen.
Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz sind wichtig, um die Sicherheit der Beschäftigten im Bereich des Arbeitsplatzes zu gewährleisten.
Die Personalabteilungen sind in diesem Bereich für die Entwicklung und Umsetzung von Sicherheitsprogrammen verantwortlich. Personalverantwortliche müssen deshalb mit den Sicherheitsvorschriften vertraut sein, um deren Einhaltung zu gewährleisten.
Ein positives Arbeitsklima ist wichtig, um sicherzustellen, dass Ihr Personal mit seiner Arbeit zufrieden ist. Die Personalabteilungen sind für die Entwicklung von Programmen und Strategien zur Förderung eines positiven Arbeitsklimas verantwortlich.
Personalverantwortliche müssen deshalb dazu in der Lage sein, auftretende Probleme zu erkennen und zu lösen.
Weiterbildung ist, wie schon erwähnt, wichtig, um sicherzustellen, dass Ihr Personal über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügt, um seine Arbeit effektiv erledigen zu können.
Die HR-Abteilungen sind deshalb dafür verantwortlich, den Weiterbildungsbedarf der Mitarbeiter zu ermitteln und ihnen die Möglichkeit zu geben, die erforderlichen Schulungen zu absolvieren. Personalverantwortliche müssen deshalb mit den Grundsätzen der Erwachsenenbildung vertraut sein, um Weiterbildungsprogramme effektiv konzipieren und durchführen zu können.
Die Schulung und Unterstützung von Führungskräften ist in diesem Zusammenhang besonders wichtig, um sicherzustellen, dass die Führungskräfte Ihres Business dazu in der Lage sind, ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen.
Die HR-Abteilung ist deshalb ebenfalls für die Schulung in Bezug auf die Personalpolitik und -verfahren zuständig. Die Personalverantwortlichen müssen aus diesem Grund dazu in der Lage sein, effektiv mit den Führungskräften zu kommunizieren, um ihnen die nötige Unterstützung zukommen zu lassen.
Die berufliche Weiterentwicklung ist wichtig, um sicherzustellen, dass Ihr Personal mit ihrer Arbeit zufrieden ist. Die Personalabteilungen sind dafür verantwortlich, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich beruflich weiterzuentwickeln.
Deshalb müssen die Personalverantwortlichen mit der Organisationsstruktur des Unternehmens und den Stellenbezeichnungen vertraut sein, damit sie den Mitarbeitern die Stellen zuweisen können, die ihren Fähigkeiten und Interessen am ehesten Entsprechen.
Die Ziele des Personalwesens ergeben sich direkt aus den Aufgaben und bestehen darin, sicherzustellen, dass das Unternehmen durch eine effektive Personalgewinnung über qualifizierte und motivierte Mitarbeiter verfügt, welche dann durch ihren Einsatz zum Unternehmenserfolg beitragen.
Um diese Ziele zu erreichen, müssen Personalverantwortliche eine Reihe wesentlicher Funktionen wahrnehmen, die sich in drei Kategorien zusammenfassen lassen: Personalplanung und -einsatz, Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeziehungen sowie Aus- und Weiterbildung.
Doch wie lauten eigentlich die konkreten Ziele des Personalwesens?
Die erste Aufgabe des Personalwesens besteht darin, einen Beitrag zu den Geschäftszielen des Unternehmens zu leisten. Zu diesem Zweck muss die Personalabteilung die Geschäftsstrategie des Unternehmens genau kennen.
Dieses Wissen sollte dann genutzt werden, um Personalstrategien und -initiativen zu entwickeln, die das Erreichen der Geschäftsziele unterstützen.
Wenn das Ziel des Unternehmens beispielsweise darin besteht, den Marktanteil zu erhöhen, könnte die Personalabteilung ein Schulungsprogramm entwickeln, das den Vertriebsmitarbeitern hilft, effektiver zu verkaufen.
Ein wichtiges Ziel jedes Business ist es, die besten Talente zu gewinnen und zu halten. Zu diesem Zweck muss das HR Management die Fähigkeiten und Kompetenzen ermitteln, die für die Erfüllung der Aufgaben im Unternehmen erforderlich sind. Anschließend müssen sie Rekrutierungs- und Auswahlverfahren entwickeln, um Personen mit den erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen zu gewinnen. Sobald die besten Talente angeworben und eingestellt sind, muss die Personalabteilung Maßnahmen und Programme entwickeln, um diese Mitarbeiter zu halten.
Ein weiteres Ziel der Personalabteilung ist es, die Lebensqualität der Mitarbeiter zu verbessern. Dazu gehören eine faire und wettbewerbsfähige Vergütung, die Entwicklung von Maßnahmen zur Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie die Schaffung eines sicheren und gesunden Arbeitsumfelds. Durch die Verbesserung der Lebensqualität der Mitarbeiter kann die Personalabteilung dazu beitragen, das Engagement und die Motivation der Mitarbeiter zu steigern, was wiederum zu einer besseren Leistung führen kann.
Ein weiteres Ziel der HR-Abteilung ist die Verbesserung von Produktivität und Leistung. Zu diesem Zweck muss die Personalabteilung die Faktoren ermitteln, die sich auf die Produktivität und Leistung der Mitarbeiter auswirken.
Anschließend müssen sie Programme und Initiativen zur Verbesserung dieser Faktoren entwickeln. Wenn die HR-Abteilung beispielsweise feststellt, dass die Abwesenheit von entscheidenden Personen ein Problem darstellt, könnte sie ein Programm zur Verbesserung der Anwesenheit entwickeln.
Zusätzlich zu den oben genannten Zielen muss die Personalabteilung als zentraler Unternehmensbereich auch die Einhaltung aller relevanten Gesetze und Vorschriften sicherstellen.
Dazu gehört die Entwicklung von Richtlinien und Verfahren, die mit den Gesetzen des jeweiligen Landes übereinstimmen.
Die HR-Abteilung muss auch die Einhaltung dieser Gesetze überwachen und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen ergreifen.
Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens kann eine effizient geführte Personalabteilung Ihrem Unternehmen Struktur verleihen und es durch eine effiziente Personalverwaltung und ein effizientes Personalcontrolling in die Lage versetzen, seine Aufgaben und Ziele zu erfüllen.
In kleinen Unternehmen, die über kein eigenes Personalwesen verfügen, kann es beispielsweise möglich sein, das gleiche Maß an Effizienz und Personalverwaltung durch die Auslagerung von Personalfunktionen oder den Beitritt zu einem professionellen Arbeitgeberverband zu erreichen. Aber solche Lösungen haben immer ihre Grenzen.
Deshalb ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen über die notwendigen Instrumente und die nötige Unterstützung verfügt, der Aufbau einer effektiven Personalabteilung und dies von Grund auf. Im Folgenden finden Sie zehn Schritte, mit denen Sie genau das erreichen können:
Der erste Schritt besteht darin, Ihr Unternehmen genau unter die Lupe zu nehmen und festzustellen, welche Aufgaben im Zusammenhang mit der Personalabteilung erfüllt werden müssen. Dies ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, aber einige gängige Beispiele sind:
Jetzt, da Sie wissen, was zu tun ist, ist es an der Zeit, Leute zu finden, die diese Aufgabe übernehmen können. Die wichtigste Eigenschaft, nach der Sie bei einem Personalverantwortlichen suchen sollten, ist ein tiefes Verständnis für die Komplexität menschlicher Beziehungen.
Ein idealer Kandidat sollte auch in der Lage sein, mit Menschen aus allen Gesellschaftsschichten zu kommunizieren, da er täglich mit einer Vielzahl von Persönlichkeiten zu tun haben wird.
Der Aufbau einer effektiven Personalabteilung beginnt mit der Schaffung eines förderlichen Umfelds. Dies bedeutet, dass Sie Verfahren und Richtlinien festlegen müssen, die die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter in den Vordergrund stellen. Es bedeutet auch, Systeme und Prozesse einzurichten, die es Ihrem Humankapital leicht machen, die Hilfe zu bekommen, die sie brauchen, wenn sie sie brauchen.
Sobald Sie das richtige Team zusammengestellt und ein förderliches Umfeld geschaffen haben, ist es an der Zeit, mit der Umsetzung bewährter Verfahren zu beginnen. Einige gängige HR-Best-Practices sind:
Die Welt des HRMs unterliegt einem ständigen Wandel, daher ist es wichtig, dass Sie mit den neuesten Trends und Entwicklungen Schritt halten. Dazu gehört auch, dass Sie sich über neue Gesetze auf dem Laufenden halten. Es bedeutet auch, dass Sie die Branchentrends im Auge behalten müssen, z. B. die zunehmende Nutzung sozialer Medien bei der Personalbeschaffung.
Die besten Personalabteilungen sind immer auf der Suche nach Optimierungsmöglichkeiten. Das bedeutet, dass sie proaktiv potenzielle Probleme erkennen und Maßnahmen ergreifen, um sie zu vermeiden. Es bedeutet auch, dass sie proaktiv nach neuen und besseren Wegen suchen, um Dinge zu erledigen. Wenn Sie zum Beispiel Probleme haben, Spitzenkräfte zu rekrutieren, sollten Sie ein Empfehlungsprogramm einführen.
Da kein Unternehmen dem anderen gleicht, ist es wichtig, in der Personalarbeit flexibel zu sein. Was für das eine Unternehmen funktioniert, muss nicht unbedingt für das andere gelten. Scheuen Sie sich deshalb nicht, zu experimentieren, bis Sie herausgefunden haben, was für Ihr Unternehmen am besten funktioniert.
Kommunikation ist das A und O in jeder Personalabteilung. Dazu gehört die Kommunikation mit Mitarbeitern, Führungskräften und anderen Beteiligten. Dazu gehört auch die Aufrechterhaltung einer offenen Kommunikation zwischen der Personalabteilung und dem Rest des Unternehmens.
Eine effektive Personalabteilung ist eine gut geölte Maschine. Das bedeutet, dass sie über Systeme und Prozesse verfügt, um alles von der Personalbeschaffung bis zur Verwaltung der Sozialleistungen zu organisieren. Es bedeutet auch, dass Sie schnell und einfach auf die benötigten Informationen zugreifen können, wenn Sie sie brauchen.
Der letzte Schritt besteht darin, Ihre Personalpolitik und -verfahren regelmäßig zu überprüfen und zu überarbeiten. Wenn Ihr Unternehmen wächst und sich verändert, ändert sich auch Ihr Personalbedarf. Indem Sie Ihre Personalpolitik regelmäßig überprüfen und überarbeiten, können Sie sicherstellen, dass sie stets den sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.
Wenn Sie diese zehn Schritte befolgen, können Sie eine effektive Personalabteilung aufbauen, die Ihr Unternehmen jetzt und in Zukunft unterstützt. Denken Sie aber immer daran, dass der Schlüssel zum Erfolg darin liegt, sich ständig weiterzubilden und zu entwickeln, denn die Welt des HRMs verändert sich immer. Wenn Ihnen dies gelingt, können Sie sicher sein, dass Sie eine starke und zukunftsgerichtete Personalabteilung aufbauen können, die Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhilft.
Die Jobs und Berufe im Personalwesen verändern und entwickeln sich ständig weiter. So wie sich nämlich die gesamte Welt des Personalwesens durch Technologie und Forschung verändert, so verändern sich auch die Aufgabenbereiche der darin arbeitenden Personen. Wir von jacando haben deshalb einmal die 18 häufigsten HR-Job-Rollen für Sie zusammengefasst:
Welche dieser HR-Berufsrollen ist die richtige für Sie? Dies hängt von Ihren Fähigkeiten, Erfahrungen und Interessen ab. Wenn Sie also an einem nächsten Schritt in Ihrer Karriere im Personalwesen interessiert sind, sollten Sie vielleicht eine dieser Stellen in Erwägung ziehen. Wenn Sie hingegen wissen wollen, wie Sie mit der richtigen Technologie Ihr Personalwesen noch effizienter machen können. Dann melden Sie sich bei uns.
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