Abwesenheiten und Fehlzeiten reduzieren

Abwesenheiten sind teuer: in Form von Geld, Stress und Unruhen im Unternehmen. Außerdem erhöhen sie das Unfallrisiko. Wenn Sie diese reduzieren wollen, kommt das Abwesenheitsmanagement ins Spiel. Denn dieses beschreibt ein System spezifischer Instrumente, die Ihnen helfen, die Zahl der Fehltage in Ihrem Unternehmen zu reduzieren. Und da die Verwaltung und Vermeidung von Fehlzeiten zur Aufgabenbeschreibung jedes guten Personalleiters gehört, haben wir für Sie diesen Artikel zusammengestellt. Lesen Sie darin alles über die verschiedenen Methoden zur besseren Verwaltung und somit Reduzierung von Abwesenheiten.

Was Sie wissen sollten, damit Ihre Fehlzeiten abnehmen

Der Personalleiter spielt also eine grundlegende Rolle bei Vermeidung und Reduzierung von Fehlzeiten. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die Fehlzeitenquote reduzieren wollen, sollten sie zuerst einmal folgendes wissen:

Die Fehlzeitenquote ist nur eines der Symptome für das Arbeitsklima in einem Unternehmen oder das Funktionieren eines Teams. Sie verdient deshalb immer eine allgemeinere Analyse.

Und um die Höhe der Fehlzeitenquote (hoch oder niedrig) zu bestimmen, muss jedes Unternehmen in der Lage sein, sich mit ähnlichen Unternehmen desselben Wirtschaftszweigs zu vergleichen und in Zusammenarbeit mit den Führungskräften eine detaillierte und qualitative Analyse der Fehlzeiten durchzuführen.

Wenn Sie jetzt Fehlzeiten und Abwesenheiten in Ihrem Unternehmen reduzieren wollen, sollten Sie ebenfalls noch die folgenden wichtigen Punkte beachten:

• Die Fehlzeitenquote sinkt nicht durch Sanktionen oder übermäßige Kontrollen.
• Bagatellisierung hilft bei einer erhöhten Abwesenheit nicht
• Meist geben Mitarbeiter in Gesprächen recht klare Signale für Ihre „Gründe“ hinter einer Abwesenheit.
• Der Personalleiter muss den Managern helfen, die Abwesenheiten ihrer Teams qualitativ zu analysieren und über geeignete Maßnahmen nachzudenken, die zu ergreifen sind.
• Für die Überwachung und Quantifizierung von Abwesenheiten werden zuverlässige Instrumente benötigt.

Was dieser Artikel für Sie tun soll – Das Abwesenheitsmanagement verbessern

Dieser Artikel soll Ihnen dabei helfen Ihr Abwesenheitsmanagement zu verbessern. Um über ein besseres Abwesenheitsmanagement zu sprechen, müssen wir aber erst einmal definieren, wo Abwesenheitsmanagement eigentlich beginnt und welche Auswirkungen Abwesenheiten haben können:

Abwesenheitsmanagement beginnt, wie eben schon kurz angedeutet, mit der Bereitschaft zum Handeln an der Spitze. So sind nämlich die Verringerung der krankheits- oder unfallbedingten Fehlzeiten und die Prävention eng miteinander verbunden. Deshalb muss Ihr Unternehmen klare und quantifizierbare Ziele im Bezug auf die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter haben und gleichzeitig müssen Sie Ihren Mitarbeitern zeigen, dass sie diese brauchen.

Bevor wir aber damit beginnen, kennen Sie die Kosten und somit die Auswirkungen einer Abwesenheit?

Unfälle und Krankheiten verursachen nämlich nicht nur Leid und soziale Probleme, sondern kosten auch Geld. Der Grund? Direkte Kosten häufen sich aufgrund höherer Versicherungsprämien, Gehaltszuschläge und Wartezeiten bei Versicherungen auf. Hinzu kommen indirekte Kosten für Ersatzbeschaffungen, Reorganisationskosten, Produktionsausfälle, Sachschäden und andere mögliche Folgen. Studien haben zudem gezeigt, dass speziell diese indirekten Kosten 1,5 bis 5 Mal höher sind als die direkten Kosten.

Ist Ihnen demzufolge bewusst, dass Sie durch Abwesenheitsmanagement Ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern können?

Denken Sie nur einmal darüber nach. All diese indirekten und direkten Kosten können Sie einsparen und zudem haben Ihre Mitarbeiter mehr produktive Arbeitstage.

Effektive Abwesenheitsprävention und -management verringert also die Versicherungsprämien und somit die indirekten Kosten erheblich und erhöht die Produktivität Ihres Unternehmens.  

Deshalb sollte Ihnen auch eines schnell klar werden:

Die Verkürzung der Abwesenheitsdauer liegt immer in Ihrer Hand.

Zwar sind die Ursachen für Abwesenheiten vielfältig und komplex, ein Grund kann aber immer wieder isoliert werden: Das Betriebsklima. Denn dieses hat viel mit der Häufigkeit von Abwesenheiten zu tun. Unternehmen, in denen krankheits- oder unfallbedingte Fehlzeiten selten sind, haben im Allgemeinen eine positivere Unternehmenskultur. Und genau in diesem Punkt kommen Sie ins Spiel.

Denn während der Arbeitgeber in vielen Punkten, welche die Abwesenheit betreffen, hilflos ist, liegt der Ball in seinem Feld, wenn es um die Unternehmenskultur geht. Denn diese spiegelt immer zu einem großen Teil den Führungsstil wider. Bevor man deshalb versucht, die Abwesenheiten zu reduzieren, sollte man sich mit der praktizierten Managementpolitik auseinandersetzen.

Wie verringert man nun aber konkret die Fehlzeiten und Abwesenheiten in einem Unternehmen?

Wie jede Prozessoptimierung erfordert auch das Abwesenheitsmanagement eine anfängliche Orientierung, Ziele und eine Top-down-Strategie. Eine solche gestaltet sich wie folgt:

Für den Fall einer Abwesenheit sollten zuerst die folgenden Punkte klar definiert werden:

• Welche Faktoren begünstigen eine schnelle Rückkehr an den Arbeitsplatz?
• Wer soll sich um den abwesenden Arbeitnehmer kümmern?
• Wie sollte dies in der Praxis geschehen?
• Wer sollte informiert und einbezogen werden?

Die Antworten auf diese Fragen sollten dann in die folgenden Punkte einfließen:

Das allgemeine Ziel der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes sind Teil der Unternehmenspolitik und sollten deshalb schriftlich festgehalten werden. Zudem sollte das Management über die Bedeutung dieser Ziele und die Rolle des Personals informiert werden. Die Antworten auf die oben gestellten Fragen, sollten ebenfalls mit diesem besprochen werden.

Konkrete Ziele zur Reduzierung der Abwesenheit sollten zusammen mit den anderen Jahreszielen des Unternehmens festgelegt und zusammen mit den Maßnahmen, die zur Erreichung dieser Ziele ergriffen werden, veröffentlicht werden.

Diese Abwesenheitsziele werden dann an die Geschäftsbereiche und Mitarbeiter weitergegeben. Die Verpflichtung zur Einrichtung und Umsetzung dieser Prozesse ist dann ebenso wichtig wie die Festlegung von Zielen.

Unser Fazit und eine konkrete Maßnahmenliste

Durch die Kombination von Prävention und Abwesenheitsmanagement können Sie als Personalleiter dazu beitragen, die Zahl der Abwesenheiten und deren Dauer zu begrenzen. Dadurch halten Sie die Kosten niedrig und die Produktivität hoch, so leisten Sie einen entscheidenden Beitrag zur Gesundheit Ihres Unternehmens.

Im Folgenden finden Sie eine von uns bei jacando zusammengestellte Liste möglicher Maßnahmen zur Verbesserung der Prävention und des Managements von Abwesenheiten. Diese Liste fasst kurz alle Tipps und Tricks dieses Artikels zusammen:

1. Einrichtung eines Abwesenheitsüberwachungssystems im Unternehmen mit zuverlässigen Instrumenten zur Überwachung und Meldung von Abwesenheiten und deren Zentralisierung. Streben Sie durch die Einrichtung eines solchen Systems eine effiziente und strenge Berichterstattung an. (Unsere Software jacando Admin bietet sich hierfür speziell an.)
2. Sensibilisierung der Führungskräfte für ihre Aufgaben, damit sie in Echtzeit zuverlässige Daten in die Systeme eingeben.
3. Übermittlung der Abwesenheitsüberwachung und der Ergebnisse an die einzelnen Manager.
4. Formalisierung und Weitergabe eines Verfahrens zur Meldung von Abwesenheiten an alle Mitarbeiter.
5. Information und Schulung der Führungskräfte über die Personalpolitik und -ziele.
6. Bauen Sie ein Vertrauensverhältnis zwischen der Personalabteilung und den Managern auf, indem Sie deren Arbeit mit ihren Teams regelmäßig überwachen und mit ihnen auch allgemeinere Aspekte als das Abwesenheitsmanagement besprechen.
7. Schulung von Führungskräften und Bereitstellung von Instrumenten zur besseren Durchführung von Rückkehrgesprächen. Bringen Sie ihnen bei, die Abwesenheit nicht zu bagatellisieren und wohlwollende, qualitative Rückkehrgespräche zu führen, die sich auf den Mitarbeiter konzentrieren. Die Vorgesetzten müssen den Kontakt zu dem kranken Mitarbeiter aufrechterhalten. Sie erhalten von der Personalabteilung widersprüchliche Botschaften wie: „Sie dürfen die Mitarbeiter nicht zu Hause anrufen… Es gibt den Schutz personenbezogener Daten usw.“. Ihr Mitarbeiter hat sich bei der Personalabteilung beschwert, nachdem Sie ihn zu Hause angerufen haben…“. Viele Manager geben im Zuge dessen auf und überlassen die Angelegenheit der Personalabteilung, um nicht mit Problemen konfrontiert zu werden, die sie nicht verstehen. Sie geben es daher auf, dieses Problem zu bewältigen, obwohl sie die Abwesenheit konkret verwalten müssen: den Mitarbeiter ersetzen, die Arbeitslast verteilen, die Zukunft vorhersehen usw. Verhindern Sie dies, indem Sie Ihre Führungskräfte zu einem proaktiven Verhalten bei Abwesenheiten ermutigen.
8. Auf potenziell „missbräuchliche“ Abwesenheiten (z. B. häufige Kurzabwesenheiten) zu achten und mit ihnen umzugehen, weil man weiß, dass die bloße Tatsache, dass man in einem Team auf diese Abwesenheiten achtet, sie verringert.
9. Regelmäßige Überwachung der Langzeitkrankheiten in der Personalabteilung in Zusammenarbeit mit den verschiedenen Partnern (Gesundheitsdienst des Personals, Versicherungen, IV) und Unterrichtung der Vorgesetzten über den Verlauf der Fälle unter Wahrung der ärztlichen Schweigepflicht.
10. Zusammenarbeit mit den Führungskräften, um ihre Führungsqualitäten zu verbessern und das Arbeitsklima zu steigern: Formalisierung einer Vision und gemeinsamer Ziele zur Entwicklung des Teamgeistes, Umsetzung eines Kommunikationsplans für Führungskräfte.
11. Wertschätzung und Dank an die Mitarbeiter für bestimmte Leistungen, die ihre Bereitschaft erfordern.

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