Sind Bewerberabsagen Zeitverschwendung & rechtlich unnötig oder doch für das Employer Branding gut aber dann vage formuliert, um rechtlich sicher zu sein?
3 Muster für professionelle Absageschreiben
3.1. Muster 1 – Die Basis Absage
Der Absage-Grund: Do’s, Dont’s und Tipps beim Absageschreiben
Die Grundregeln für Absage: Bewerbung höflich und sicher absagen
Eine Absage für eine Bewerbung zu senden, empfinden viele Unternehmen als Zeitverschwendung. Rein rechtlich muss auch keine Absage gesendet werden und viele Anwälte empfehlen sogar, wenn eine Absage geschickt wird, diese so vage wie möglich zu halten, aufgrund des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz.
Die wichtigere Frage ist jedoch: Können sich Unternehmen überhaupt eine solche Kommunikation noch leisten?
Viele Unternehmen erleben nämlich mittlerweile die Kehrseite der Medaille, in denen Bewerber, die zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden, nicht mehr absagen oder eine Rückmeldung geben. Dieses Verhalten spiegelt das Vorgehen und ist in einem Arbeitnehmermarkt für die Unternehmen genauso belastend, wie es für potenzielle Kandidaten in den Jahrzehnten zuvor war.
Genau wie die Bewerber investieren die Arbeitgeber Zeit in die Planung der zu besetzenden Stellen. Meist ist der Bewerbungsprozess nicht transparent und dauert sehr lange, deswegen ist eine gute Kommunikation mit allen Kandidaten ein absolutes Muss für das Employer Branding und zukünftige Recruiting Prozesse.
Bewerbungen laufen zu 99% digital über das Internet. Dadurch sind die Erwartungen der Bewerber viel höher, was die Antwortzeit angeht. In den letzten Jahren hat sich die Kommunikation im Internet rapide beschleunigt und dies verlangen Bewerber auch im Recruiting Prozess. Eine Eingangsbestätigung der Bewerbung darf nicht mehrere Tage in Anspruch nehmen, wie es bei vielen Unternehmen immer noch der Fall ist.
Timing ist alles. Wenn man die Absage auf eine Bewerbung in wenigen Stunden bereits versendet, spricht das vielleicht für ein effizientes Personalmanagement, aber die Bewerber werden denken, dass man nie mit einem Menschen kommuniziert hat, sondern die Rückmeldung von einem Algorithmus oder einer KI gesteuert wird. Dies kann große Auswirkungen auf den Talent Pool haben, auf den man für zukünftige Stellenangebote zurückgreifen möchte.
Grundsätzlich sollte man eine Absage auch nicht zu lange herauszögern. Maximal 10 Tage nach der Bewerbung sollte die Absage bei dem Kandidaten eintreffen.
Wenn nicht genügend Bewerbungen für die Stellenanzeige eingegangen sind und man noch keine endgültige Entscheidung treffen kann, sollte man dies den Bewerbern jedoch auch mitteilen. Dafür kann man einfach einen Zwischenbescheid per E-Mail versenden und den Bewerber darüber informieren.
Im Recruiting Prozess sollte das Absageschreiben von Anfang an eingeplant sein. Oftmals erhält man sehr viele Bewerbungen von Kandidaten, die für die ausgeschriebene Stelle nicht passend sind. Allerdings können diese Kandidaten für andere Stellenanzeigen genau richtig sein.
Wenn man nun direkt nach der Bewerbung Absagen versendet, wird der Bewerber davon ausgehen, dass die Bewerbungsunterlagen nicht angesehen wurden und sich nicht auf eine andere ausgeschriebene Stelle bewerben oder antworten, wenn die Personalabteilung zu einem späteren Zeitpunkt den Kontakt aufnimmt.
In vielen Recruitment Management Systems gibt es daher die Möglichkeit, die einzelne Bewerbung des Kandidaten für diese Stelle zu markieren und zu einem vordefinierten Zeitpunkt eine Absage zu senden. Diese Automatisierung macht den Prozess effizienter und der Kandidat kann für zukünftige potenzielle Stellenanzeigen in die Datenbank aufgenommen werden.
Eine Vorlage für eine Absage kann in manchen Unternehmen nicht nur die Aufgabe im Prozess durch eine Automatisierung effizienter machen, sondern eignet sich auch, um die Formulierungen einheitlich zu gestalten. Dabei kann man mit einer Basis Vorlage arbeiten, die eine vage Formulierung beinhaltet, sodass diese bei mehreren Bewerbern eingesetzt werden kann.
Eine individuelle Absage auf eine Bewerbung ist damit jedoch nie ausgeschlossen. Besonders wenn bereits Vorstellungsgespräche stattgefunden haben, sollte der Personaler sich die Zeit nehmen, ein konstruktives Feedback an den Kandidaten zu senden.
Betreff: Ihre Bewerbung für die Position als (Jobtitel)
Guten Tag Herr/Frau (Nachname),
vielen Dank, dass Sie sich bei uns als (Position) beworben haben. Es freut uns, dass Sie an unsere Idee glauben. Wir haben Ihre Bewerbungsunterlagen gelesen und konnten einen sehr guten Eindruck davon gewinnen, welche Fähigkeiten Sie haben und wie Sie zu uns passen könnten.
Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass Ihr Profil nicht komplett mit unseren Anforderungen und Erwartungen für diese Position deckt und Ihnen die Position nicht anbieten können.
Da wir jedoch öfter ähnliche Positionen zu besetzen haben, würden wir Sie gerne in unseren Talent Pool aufnehmen und uns bei Ihnen melden, wenn eine Stelle frei wird, die zu Ihnen passt. Wenn Sie damit einverstanden sind, können Sie sich gerne kurz bei uns melden.
Wir wünschen Ihnen alles Gute!
Beste Grüße
(Signatur)
Betreff: Vielen Dank für das Gespräch
Hallo Herr/Frau (Nachname),
vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für das Gespräch mit uns genommen haben.
Wir haben einen sehr positiven Eindruck von Ihnen in dem Gespräch erfahren und konnten einen guten Überblick Ihrer Fähigkeiten und Kenntnisse erlangen. Auch wenn wir einen sehr guten Eindruck von Ihnen bekommen haben, müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass ein anderer Bewerber noch etwas besser auf das Profil passt, das wir uns für diese Stelle vorstellen.
Wir wünschen Ihnen auf ihrem weiteren Weg viel Erfolg.
Mit freundlichen Grüßen
(Signatur)
Betreff: Ihre Bewerbung als (Position)
Hallo Herr/Frau (Nachname),
vielen Dank für Ihre Bewerbung und das damit gezeigte Interesse an unserem Unternehmen.
Wir haben Ihre Bewerbungsunterlagen gründlich gelesen und konnten uns einen guten Eindruck über Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten machen. Leider haben wir momentan keine offene Position, die auf Ihr Profil passt.
Da wir jedoch öfter ähnliche Positionen zu besetzen haben, würden wir Sie gerne in unseren Talent Pool aufnehmen und uns bei Ihnen melden, wenn eine Stelle frei wird, die zu Ihnen passt. Wenn Sie damit einverstanden sind, können Sie sich gerne kurz bei uns melden.
Wir wünschen Ihnen weiterhin alles Gute!
Mit freundlichen Grüßen
(Signatur)
Eine Absage auf eine Bewerbung zu schreiben, kommt bei jeder offenen Stelle vor, denn man kann und will nicht einstellen, der sich bewirbt. Trotzdem gibt es einige Sachen, die beachtet werden sollten.
Viele Bewerber geben sich sehr viel Mühe bei ihrer Bewerbung. Sie wählen nicht nur die Position, sondern auch das Unternehmen mit Bedacht aus. Dies geschieht immer häufiger, denn für viele ist das Miteinander sehr wichtig und das fängt bei der Bewerbung bereits an.
Bei der Bewerbungsabsage sollte man besonders bei diesen Kandidaten nicht auf ein Muster zurückgreifen, sondern sich auch selber die Mühe machen, konstruktives Feedback zu geben.
Bei der Struktur handelt es sich nicht nur um Betreff, Anrede und die Verabschiedung, sondern auch darum, welche Informationen an welcher Stelle platziert werden.
Im Betreff sollte unbedingt der Name der Position auftauchen, auf die sich der Bewerber gemeldet hat. Dadurch weiß der Bewerber direkt, um welche Position und um welches Unternehmen es sich handelt.
Nach der Anrede sollte man nicht direkt die Absage formulieren, sondern positiv starten. Die meisten Unternehmen bedanken sich an dieser Stelle für die Bewerbung und die Zeit, die der Bewerber aufgebracht hat. Besonders wenn bereits ein persönliches Gespräch stattgefunden hat, sollte man hier mehr ins Detail gehen.
Anschließend kommt der eigentliche Grund des Schreibens: die Absage. Wichtig ist dabei immer die Begründung, denn diese kann dem Bewerber für seine zukünftige Jobsuche sehr hilfreich sein. Dabei ist es sehr wichtig, sich positiv und klar auszudrücken, denn es kann durchaus sein, dass dies nicht die erste Absage ist, die der Kandidat erhält.
Den Abschluss bildet eine Grußformel. Die meisten wählen den Klassiker „Wir wünschen Ihnen weiterhin alles Gute“ – was Mut machen soll, aber auch das Ende dieses Gespräches bedeutet. Wer eigene abschließende Worte formuliert, sollte diese unbedingt vorher mit anderen besprechen, denn kleine Details können hier eine gut formulierte Absage völlig zerstören.
Wer Absagen schreibt, muss nicht nur den richtigen Ton treffen, sondern auch einige andere Sachen beachten. Ganz wichtig ist dabei, das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) zu beachten.
Dies sagt generell nur aus, dass man die Bewerber und Angestellten nicht aufgrund von ethnischer Herkunft, Geschlecht, Behinderung, Religion, Alter, sexueller Identität oder der Weltanschauung benachteiligen oder diskriminieren darf. Dies ist für viele Unternehmen ein Grund, warum nur E-Mail Vorlagen mit sehr vagen Aussagen als Absagen versandt werden.
Eine weitere technische Sache, die jedoch weitreichende Folgen mit sich bringen kann, ist der Datenschutz. Laut dem Bundesdatenschutzgesetz müssen sämtliche Bewerberdaten spätestens zwei Monate nach der Bewerbung gelöscht werden.
Wenn man den Bewerbenden zu einem späteren Zeitpunkt nochmals kontaktieren möchte oder im Vorfeld bereits weiß, dass der Prozess länger dauern wird, muss man sich von dem Bewerber eine schriftliche Zustimmung einholen.
Bewerbungsabsagen zu schreiben ist nie einfach. Mit den richtigen Vorlagen können sich Personaler jedoch von der Masse abheben und müssen dies in der Zukunft auch viel öfter machen. Viele Unternehmen beklagen sich immer wieder, dass es zu wenige Bewerbungen auf die offenen Positionen gibt, was mit einer offenen Kommunikation und einer generellen Wertschätzung behoben werden kann.
Viele Bewerber informieren sich im Vorfeld über die Kommunikation der Unternehmen. Eine schlechte Kommunikation durch die Personaler kann das Image des Unternehmens dabei sehr beschädigen. So ist es durchaus möglich, dass sich in Zukunft noch weniger Bewerber auf die Anzeige melden, wenn davon auszugehen ist, dass man keine Rückmeldung erhält.
Mit dem richtigen Prozess und den richtigen Formulierungen kann man als Personaler jedoch viel für das allgemeine Recruitment erreichen und so leichter offene Stellen besetzen.
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