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Travel-Management – Damit die Dienstreise zum Erfolg wird

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Bei Geschäftsreisen können hohe Kosten entstehen und die Abrechnungen enden meist im Papierkrieg. Durch Tools kann die Flexibilität und Transparenz gesteigert, und die Fehlerquote reduziert werden –  was für eine bessere Wirtschaftlichkeit sorgt. Welchen Einfluss hat die Digitalisierung auf das Travel-Management und wie lassen sich Stress und Kosten minimieren, damit die Dienstreise zum Erfolg wird? Wir haben im folgenden Beitrag Tipps zusammengefasst, damit Sie entspannter reisen und  wissen was Sie zukünftig erwartet wichtige Trends für das Reisekosten-Management aufgegriffen.

5 Tipps um die Kosten von Geschäftsreisen zu senken

  1. Wenn möglich ein Abflugdatum in der Mitte der Woche wählen und von Frühbucherrabatten profitieren

Die Flüge sind an den Wochenenden oder zu Feier- und Ferientagen besonders teuer. Um das zu vermeiden und von niedrigeren Preisen zu profitieren, sollte wenn möglich am besten ein Flugdatum zu Wochenmitte gewählt werden und die Buchung so früh wie möglich erfolgen, um Frühbucherrabatte zu ergattern. Da die Flüge die größten Kostentreiber von Geschäftsreisen sind, sind besonders große Ersparnisse möglich.

  1. Airlines vergleichen

Auch bei den verschiedenen Airlines sind große Preisunterschiede auszumachen. Deshalb sollten die verschiedenen Anbieter unbedingt miteinander verglichen werden sowie auch die verschiedenen Flughäfen, welche angeflogen werden können.

  1. Abteilungen koordinieren und von Begleittarifen profitieren

Wenn die Reisen gut geplant werden, kann nicht nur von Frühbucher Rabatten profitiert werden, sondern auch von Begleittarifen, welche bei vielen Angeboten einbezogen werden können, falls in Begleitung gereist wird. Außerdem können auch sonst oft Gruppenangebote gebucht werden. Auch kurze Transporte können koordiniert werden, so dass weniger Transportmittel genutzt werden. Damit wird nicht nur der Geldbeutel, sondern auch die Umwelt geschont.

  1. Richtlinien festlegen

Weitere Hilfsmittel, welche ebenfalls niedrige Kosten garantieren sind Richtlinien, welche von Unternehmen festgelegt werden können. Wenn beispielsweise nur Übernachtungen in 3 Sterne Hotels übernommen werden, kann gesichert werden, dass die Kosten nicht ins Unendliche verlaufen. Auch weitere Regeln können dazu je nach Unternehmens-Budget festgelegt werden.

Gute Deals lassen sich besonders dann erzielen, wenn Firmen besondere Rahmenverträge mit Mietautofirmen oder Hotelketten aushandeln oder wenn die Geschäftspartner auf Portalen besondere Konditionen vereinbart haben.

  1. Steuern sparen

Unternehmen haben bei Geschäftsreisen die Möglichkeit diese von den Steuern abzuziehen und so ebenfalls noch zu sparen. Erfahren Sie mehr dazu, wie Sie mit Geschäftsreisen Steuern sparen können unter folgenden Links:   https://www.anwalt.de/rechtstipps/reisekosten-steuertipps-fuer-geschaeftsreisende_007435.html und https://www.gruenderszene.de/allgemein/mit-reisekosten-steuern-sparen-felix1de

Wie sich die Digitalisierung auf das Travel-Management auswirkt.

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Die Studie von Chefsache Business Travel hat gezeigt, dass online Buchungen immer beliebter werden. Die wichtigsten Aspekte bei einer Online-Buchung sind für Dienstreisende unter anderem:

Die Sicherheit und der ständige Zugriff auf die Reisedaten. Weitere Top Prioritäten für die Online-Buchung sind die Schnelligkeit der Buchung und die flexible Buchung außerhalb von Bürozeiten.

Die Digitalisierung macht sich aber nicht nur im Bereich der Buchungen bemerkbar, sondern auch bei der Bezahlung der Reisen. 88% der Geschäftsreisenden nutzen bereits oder können es sich für die Zukunft vorstellen. Auch in anderen Bereichen wird von der Digitalisierung profitiert und zahlreiche Apps werden für die Planung und Durchführung von Reisen durchgeführt. Unteranderem werden die Apps für die Navigation und Orientierung vor Ort und das Abrufen von aktuellen Reisedaten eingesetzt.

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Travel-Management Trends 2018

Zahlreiche Hilfsmittel zur Erleichterung des Travel-Managements existieren also bereits, doch was erwartet uns noch?

Weitere Themen welche in Zukunft vermutlich das Travel Management prägen werden sind beispielsweise neue technische Entwicklungen im Bereich der Künstlichen Intelligenz oder Robotik – damit kann die Steuerung der Systeme erleichtert werden und weitere Einsparungen können erzielt werden.

Ebenso wird der Datenschutz, besonders durch die neue DSGV ab Mai 2018 das Travel-Management entscheidend in vielen Bereichen verändern.

Obwohl auch Auslandsentsendungen nicht seltener werden, gibt es zahlreiche technologischen Alternativen zum zusätzlichen überbrücken von Distanzen, welche zukünftig noch stärker genutzt werden. Wie beispielsweise Video-Konferenzen und Webmeetings.

Welche Anforderungen sollte ein Travel-Management-Tool erfüllen? 

In unserem letzten Beitrag sind wir bereits auf die Revolution des Travel-Managements und die Funktion von Travel-Management Systemen eingegangen doch welche Anspruche sollte ein Tool erfüllen?

Bei der Entscheidung für einen Anbieter sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass das System mit den bestehenden IT-Systemen kompatibel ist.

Es sollten außerdem Schnittstellen zu den Personalstammdaten und dem Rechnungswesen vorhanden sein, damit sich die Funktion auch umfassend nutzen lässt. Der Import von Kreditkartendaten sollte auch gegeben sein damit alle Transaktionen direkt über das Tool erfolgen können. Durch das hinterlegen solch sensibler Daten sind natürlich auch Datenschutz Garantien besonders wichtig. Weitere Features sind Reporting Funktionen, die einen Überblick geben wie sich das Travel-Management sich im Unternehmen entwickelt und zu jeder Zeit Kosten-Transparenz aufzeigen. Auch die mobile Nutzung des Systems ist sehr vorteilhaft und ermöglicht eine große Flexibilität. Mit diesen Kriterien kann garantiert werden, dass die Prozesse optimiert werden und sich die Wirtschaftlichkeit verbessert.

Was müssen Mitarbeiter auf Geschäftsreisen beachten damit sie auch zum Erfolg werden?

Besonders wichtig für eine erfolgreiche Geschäftsreise ist natürlich, dass Mitarbeiter entspannt reisen können. Denn ebenfalls in der Studie von Chefsache Business Travel wurde herausgefunden, dass viele Dienstreisende einem hohen Stresslevel ausgesetzt sind. Mehr zur Stressprävention finden sie auch in unserem letzten Beitrag.

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