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Recruiting mit System

Bewerbermanagmentsystem

Auf unserem Blog immer wieder erwähnt und angeschnitten. Ab und an in einzelnen Funktionsweisen erklärt; mithin neue Trends dazu präsentiert, doch so vollumfänglich erklärt haben wir es noch nie – das Bewerbermanagementsystem.

Ein mächtiges Wort, 24 Lettern lang – sperrig und kompliziert. Genau diese Eigenschaften sollte das System nicht verkörpern. Wie Bewerbermanagementsysteme funktionieren, wo sie den Rekrutierungsprozess vereinfachen können und was darüber hinaus geboten wird, wollen wir diesmal erklären.

Vom Anschreiben bis zur Anstellung

Sofern die Bewerbung nicht postalisch oder per Mail eingereicht wird, sondern über eine spezielle Online-Plattform, steckt dahinter meist ein Bewerbermanagementsystem. Es beginnt beim Einreichen der Bewerbung und endet bei der Vertragsunterzeichnung. Das Ziel eines jeden Systems ist ein effizienter Rekrutierungsprozess und die Einstellung des passendsten Kandidaten.   

Ordnung muss sein

Dazu werden erst einmal alle eingehenden Bewerbungen zentral auf der eigenen Benutzeroberfläche gespeichert. So erhält der Personalverantwortliche einen deutlich besseren Überblick über die Fülle an Bewerbern. Schliesslich gehen durchschnittlich 30 bis 50 Bewerbungen pro Vakanz ein (aktuelle Recruiting Trends Studie Deutschland). All diese per Mail zu managen wäre mühsam und zeitintensiv.

Infos durch einen Klick

Das System sorgt nicht nur für Ordnung, sondern liefert auch den direkten Zugriff auf bestimmte Informationen. Möchte ein Recruiter mehr zur Ausbildung der Bewerber wissen, ist es nicht mehr nötig jeden Lebenslauf einzeln zu durchforsten, stattdessen kann die Qualifikation direkt angezeigt werden.

Mehr als trockene Daten

Das Speichern und Aufbereiten von Bewerberdaten beherrschen alle Systeme. Richtig spannend wird es, wenn der Recruiter auf einen Blick sieht, inwiefern ein Bewerber auf das Anforderungsprofil passt. Das Zauberwort heisst hier: “Matchmaking”. Alle Kandidaten werden an den Anforderungen des Unternehmens gemessen. Damit können einerseits formale Anforderungen gemeint sein, wie Ausbildung, Alter und Berufserfahrung, andererseits bezieht das System auch die “weichen Faktoren” mit ein.

Das geschieht mittels eines Bewerbertests. Nach Bearbeiten der augeklügelten psycholgischen Tests, können Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und weitere Eigenschaften schon vor einem möglichen Bewerbungsgespräch eingeschätzt werden.  

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Quelle: jacando.com

Mit der Ampel zum passenden Kandidaten

Sofern das System nun über die Matchmaking Technik verfügt, können die Bewerber beispielsweise anhand einer Ampel-Logik (grün-gelb-rot) bewertet werden. Die Auswertungen aus Lebensläufen, Zeugnissen und Bewerbertests werden dabei kontinuierlich mit den vordefinierten Ansprüchen abgeglichen. Ideale Kandidaten gehen somit nicht in der Masse unter, sondern werden klar herausgestellt. Unpassende Bewerber können direkt aussortiert werden. Mit solch einem Tool kann der Rekrutierungsprozess deutlich verkürzt werden.

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Quelle: jacando.com

Feedback von mehreren Seiten

Zu bestimmten Stellenvakanzen kann auch das Urteil des zukünftigen Vorgesetzten oder der Mitarbeiter sehr hilfreich sein. Das kann dann in der Praxis beispielsweise so aussehen: Findet der HR-Manager einen passenden Kandidaten, kann er sich mit dessen zukünftigem Vorgesetzen kurzschliessen. Im System werden die Bewerberdaten direkt übermittelt und die Zweitmeinung erfasst.

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Quelle: jacando.com

Übersichtlich strukturiert

Durch vorgefertigte Einladungen zum Bewerbungsgespräch entfällt das zeitaufwendige Verfassen eines Mails. Mit einem Klick wird der passende Kandidat eingeladen. Das geschieht, wie die gesamte Kommunikation mit dem Bewerber, innerhalb der eigenen Benutzeroberfläche. Somit bleibt der komplette Prozess übersichtlich und leicht kontrollierbar. Natürlich benötigen auch Absagen nur einen Tastendruck.

Auch nach einem abgeschlossenem Rekrutierungsprozess, können Sie die Daten der weiteren Bewerber nutzen. Ein Talent-Pool, hilft bei zukünftigen Stellensuchen. Qualifizierte Bewerber, die nicht 100% auf eine vormals ausgeschriebene Vakanz passten, sind für zukünftige Ausschreibungen weiterhin verfügbar.

Auch Bewerber profitieren

Nicht nur den zukünftigen Arbeitgebern, sondern auch Stellensuchenden, kann ein Bewerbermanagementsystem Vorteile bieten. Das beginnt schon mit dem Übermitteln der Bewerbungsunterlagen. Die One-Klick-Bewerbung, wie der Name schon vermuten lässt, reduziert den Aufwand auf einen Klick. Verfügt man über ein Profil bei LinkedIn oder Xing, kann auch dieses direkt als Lebenslauf übernommen werden.

Im Vergleich zu herkömmlichen Formularen, in die der Bewerber ansonsten nochmals all seine Daten online eintragen muss, verkürzt diese Technik den Prozess deutlich.

Effizienter ausschreiben

Abgerundet wird ein Bewerbermanagementsystem durch Reporting-Tools. Diese zeigen noch einmal genau wie das Bewerberportal frequentiert wird, wieviele Bewerbungen pro Vakanz eingehen und woher die besten Bewerber stammen. Die Erkenntnisse können zur Optimierung für zukünftige Stellenausschreibungen genutzt werden.

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Quelle: jacando.com

Cloud vs. Software

Zwischen den Systemen gibt es übrigens grosse Unterschiede. Während früher Software-Lösungen die einzige Möglichkeit darstellten, bieten heute einige Systeme die Vorteile der Cloud. Die Cloud-basierten Anwendungen müssen schliesslich nicht umständlich installiert werden und hängen deshalb auch nicht von der Rechenleistung eines einzelnen Computers ab. Die damit verbundenen Kosten entfallen und das System funktioniert auf jedem Gerät mit der gleichen Performance (sofern Internetanschluss vorhanden). Durch die Verfügbarkeit ist dann auch der Zugriff für weitere Nutzer des Systems stark vereinfacht. Selbstverständlich sollte gerade bei einer Cloud-Lösung, die Gewährleistung des Datenschutzes beachtet werden (mehr dazu hier).

Symbiose

All diese Features wie One-Klick-Bewerbung, Reporting Tools oder Matchmaking, können den Bewerbungsprozess für beide Seiten – Bewerber und Recruiter – wesentlich vereinfachen und qualitativ verbessern. Ein Persönlichkeitstest wird aber auch in Zukunft nicht das Bewerbungsgespräch ersetzen. Schliesslich sind auch die zwischenmenschlichen Feinheiten ausschlaggebend, um eine Stelle perfekt zu besetzen. Das Bewerbermanagementsystem versucht die perfekte Symbiose von Mensch und Maschine zu schaffen.

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