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Jobsharing – wie die Technik unterstützen kann

Arbeitsmodelle der Zukunft und New Work sind die neuen Buzzwords schlechthin und dürfen in den HR Medien nicht mehr fehlen. Und spätestens seitdem bekannt ist, dass die jüngeren Generationen veränderte Ansichten zur Work-Life-Balance haben, sind flexible Arbeitszeitmodelle in aller Munde und quasi nicht mehr wegzudenken. Während Home Office-Möglichkeiten und Sabbaticals bei vielen Unternehmen schon üblich sind, gibt es allerdings ein Modell worüber nicht so oft gesprochen wird – obwohl es eigentlich auf der Hand liegt: Jobsharing. 

In dem ersten Beitrag unserer Serie zum Thema Jobsharing ging es darum was Jobsharing überhaupt ist, für wen sich das Modell eignet und welche Vor- und Nachteile das Aufteilen eines Arbeitsplatzes bieten kann. Dieses Mal soll aufgezeigt werden, wie die Technik helfen kann Jobsharing besonders auch für den Arbeitgeber bzw. Vorgesetzten zu vereinfachen und ihn dabei zu unterstützen – auch im administrativen Sinne. Was bedeutet die Einführung von Jobsharing also überhaupt konkret für die Vorgesetzten und was auch für das HR? Und wie kann solch ein Arbeitsmodell effizient organisiert und durchgeführt werden?

Jobsharing = Chaos für das HR und die Vorgesetzten?

Das Aufteilen eines Arbeitsplatzes – flexible Arbeitszeiten, Familie mit Karriere vereinen oder auch einfach mehr Freizeit für andere Dinge: Theoretisch klingt das Modell (vor allem aus Mitarbeitersicht!) schön und gut, doch muss es in der Praxis für alle Beteiligten (auch für weitere Teammitglieder, Vorgesetzte und das HR) gut organisiert und unkompliziert durchführbar sein.
Versetzt man sich nämlich in die Lage eines HR-Verantwortlichen oder eines Vorgesetzten, so stellt man sich Jobsharing schnell folgendermassen vor: Grosse und mühsame, administrative Organisation, keine konkrete und transparente Aufgabenverteilung zwischen den Jobsharing-Partnern, komplizierte Kommunikation zwischen allen Beteiligten – niemand weiss, was der andere eigentlich macht.
Doch so muss es nicht sein: Mit dem Einsatz von modernen und innovativen Systemen kann solch einem Chaos Abhilfe geschaffen werden.

Wie genau trägt die Digitalisierung zu erfolgreichem Jobsharing bei?

Besonders den HR-Fachkräften kann mit Hilfe von digitalen Personalakten eine grosse, administrative Arbeit abgenommen werden. Dort können beispielsweise die Verträge – auch für die jeweiligen Mitarbeiter einsehbar – abgelegt werden. Ausserdem können aus der Übersicht direkt Nachrichten an Mitarbeiter, Kollegen und an Vorgesetzte gesendet werden sowie weitere Dokumente an die jeweilige Personalakte angehängt werden. Eine direkte Kommunikation aus der Personalakte ist also möglich und vereinfacht die vermeintlich komplexe Organisation enorm. Ausserdem kann das hinterlegen von Qualifikation und Beschäftigungsgrad auch helfen, geeignete Mitarbeiter als Jobsharing-Partner im internen Talentpool zu finden und unterstützt somit das in diesem Fall komplexere Stellenbesetzungs-/Nachfolgemanagement.

Um mit dem Jobsharing-Partner, Teammitglieder, dem Vorgesetzten oder der HR-Abteilung stets einfach und schnell in Kontakt zu treten/bleiben, hilft ein Unternehmenschat. Was sonst per E-Mail kommuniziert wird, kann ganz modern in einem Chat besprochen werden und lange Wartezeiten auf eine Antwort werden somit gespart.

Ein weiterer Helfer um den Überblick zu bewahren, ist etwas eigentlich ganz banales: ein öffentlich sichtbarer Kalender. So wissen Vorgesetzte und Kollegen genau Bescheid, an welchen Wochentagen welcher Kollege im Einsatz bzw. erreichbar ist. Auch Feedbackrunden, Meetings oder andere Abstimmungen können so besser geplant werden.

Ausserdem können dank moderner Software heutzutage Zielvereinbarungen digital abgespeichert werden. Dies erleichtert vor allem auch die Aufgabenverteilung zwischen den Jobsharing-Partnern enorm, denn jeder Mitarbeiter hat damit genau definiert, worauf er in der langen Frist hinarbeitet und was er persönlich erreichen möchte – und Missverständnisse oder Überschneidungen werden somit vermieden.

Technik gleicht die Jobsharing-Nachteile aus

Die Nachteile bzw. Risiken, welche flexible Arbeitsmodelle wie das Jobsharing mit sich bringen, können durch die Digitalisierung von Prozessen minimiert werden. Durch den Einsatz von innovativer Technik wird vor allem die Kommunikation, Transparenz und die Übersichtlichkeit verbessert und somit werden nicht nur HR-Fachkräfte bei der komplexen Organisation entlastet, auch die Jobsharing-Partner und ihre Vorgesetzten können durch moderne Technik in ihrer Arbeit unterstützt werden.

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