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HR voll digital – jetzt ist die Personalakte dran.

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Papiere abheften, die Akte schliessen, den Aktenstapel zum passenden Schrank tragen, das richtige Verzeichnis finden und schliesslich die Personalakte an den passenden Ort zurückstellen. Eindrücke aus dem Arbeitsalltag eines HR-Sachbearbeiters. Unnötig langwierige Prozesse, die kräftezehrend und motivationsmindernd gestaltet sind. Dabei könnte das auch viel einfacher, um einiges schneller und grundsätzlich effizienter ablaufen.

Die digitale Personalakte.

Abhilfe kann hierzu die Einführung der digitalen Personalakte schaffen. Bei grossen Unternehmen gehört sie schon fast zur Standardausrüstung in den Personalabteilungen. Doch bei vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen hapert es gewaltig! Doch auch ihnen wäre mit einem digitalen System mindestens genauso gut geholfen. Denn ist der Prozess der Personaldaten-Verwaltung erst einmal voll digitalisiert, werden die enormen Effizienzsprünge sichtbar, die letztlich gewaltige Kosteneinsparungen nach sich ziehen. Aus einer Studie des Beratungsunternehmens Gartner Inc. geht hervor, dass bei der Arbeit mit Papierdokumenten 50-80% der Arbeitszeit durch die Suche nach bestimmten Akten und Daten verloren gehen!

Schnell + von überall + zu jeder Zeit.

Mit der digitalen Personalakte kann in einem entsprechenden System mit Hilfe weniger Mausklicks und Tastaturanschläge die passende Akte fix aufgerufen werden. Ebenso schnell greift man damit auf spezielle Daten innerhalb einer Akte zu. Doch das ist nicht der einzige Vorteil der modernen Arbeit mit Personaldaten. Der Zugriff auf bestimmte Daten ist nämlich nicht nur sehr schnell zu bewerkstelligen, sondern auch zu jeder Zeit und von jedem Ort aus möglich, sofern man einen Schritt weiterdenkt und sich für ein System mit Cloud-Zugriff entscheidet. Damit entfällt der mühsame und manchmal sogar unmögliche Weg (beispielsweise auf Geschäftsreisen oder bei anderweitiger Abwesenheit) zum Ort der eingelagerten Akten.

Hinzu kommt die Einsparung von kostenintensivem Lagerraum (weil Sicherheitsaspekte und der schiere Umfang von Papierakten den Unterhalt eines Aufbewahrungsraumes in die Höhe treiben können). Darüber hinaus kann auch der sog. ökologische Fussabdruck merklich verringert werden. Bei Unternehmen mit einigen Mitarbeitern und vielen Änderungen fällt auch einiges an Papier und Akten an.

Eine Studie unter der Aufsicht der Universität Bamberg ergab, dass Personaldienstleister bis zu drei Stunden pro Woche allein durch den Einsatz einer digitalen Personalakte einsparen können. Die Einsparungen für Beschäftigte in HR-Abteilungen werden ähnlich ausfallen. Somit kann man sich leicht selbst ausrechnen, wie viel Arbeitszeit in der eigenen Personalabteilung eingespart werden könnte. Zeit, die gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen (in denen die Personalabteilungen ohnehin eher unter- als überbesetzt sind) gut für weitaus wichtigere Aufgaben eingesetzt werden könnte.

Der Weg zur digitalen Akte.

Bei all den Vorteilen, die sich den Unternehmen mit digitaler Personalakte eröffnen: Wieso setzt nicht schon jedes Unternehmen darauf? Nun ist es ja (leider) so, dass die Unternehmen in den Jahren vor der Digitalisierung und vor den Zeiten des Computer- und Internet-Booms schon grosse Mengen an Datenmaterial in Papierform angehäuft haben. Diese Daten müssten für einen sauberen Übergang in die “neue Welt” der Personalverwaltung allesamt eingescannt und anschliessend ins digitale System eingepflegt werden. Für KMUs kann es sinnvoll sein, hierzu einen externen Servicedienstleister heranzuziehen, der mit professionellen Scan-Gerätschaften den Übertragungsprozess möglichst schnell und reibungslos über die Bühne bringt. Ausserdem muss mit der Auswahl eines digitalen Aktenverwaltungssystems auch die Entscheidung über bestimmte Zugriffsrechte getroffen werden: Also welcher Mitarbeiter über welche Zugriffsrechte verfügen soll, wer welche Dokumente bearbeiten kann und wer mit der Pflege der Daten betraut wird. Und natürlich können sowohl Inhouse-Lösungen geplant als auch Outsourcing-Lösungen bspw. über SaaS-Anbieter (Software-as-a-service) in die Auswahl miteinbezogen werden. Für KMUs empfiehlt sich hier tatsächlich, erst einmal auf die Erfahrung eines externen Anbieters zu vertrauen. Sind die Daten erst einmal digitalisiert, ist es im Folgenden recht einfach, auf eine eigene Lösung umzusteigen. Damit sind die Kosten und Leistungen von vornherein fest definiert, und das Know-How des Outsourcing Betriebes hilft der eigenen Belegschaft bei der Einführung ins neue System.

Besser und sichererer.

Hat man diese Hürden einmal überwunden, steht einer effizienteren Personaldatenver­waltung nichts mehr im Wege. Mittel- bis langfristig wiegen die Strapazen des aufwändigen Archivierungsprozesses die Kosteneinsparungen auf. Lästige Arbeiten wie Onboarding, Urlaubsanträge und Abwesenheitsplanung werden stark vereinfacht.

Übrigens: Die digitalen Systeme (sowohl intra- als auch internetbasiert) gelten mittlerweile als sicherer als die konventionellen, alten Aktenschränke (oder -räume). Sofern man sich für einen seriösen Anbieter mit entsprechenden Sicherheitsfeatures entscheidet, kann der erforderliche Datenschutz (dieser essentiell wichtigen Daten der Mitarbeiter) gewährleistet werden.

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