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Digitales Personalmanagement für KMU’s – So ist die Administration einfach.

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Allzu oft geniesst das Personalwesen in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) keinen besonders hohen Stellenwert. Nicht, weil dessen Bedeutung unterschätzt wird, sondern aus Ressourcenmangel. Dem kann abgeholfen werden.  Gerade im Zeitalter der Digitalisierung ist es besonders wichtig, dass auch Unternehmen auf Online-Prozesse umstellen. Dazu gibt es heute bereits geeignete Hilfsmittel (wie für das Employer Branding und die Personalgewinnung mit Social Media), die die Administration erheblich vereinfachen.

Massiver Ressourcenmangel in HR-Abteilungen

In ganz kleinen Unternehmen kümmert sich meist der Geschäftsführer persönlich um alle Themen des Human Ressources Managements – neben all seinen anderen Aufgaben. In grösseren Betrieben gibt es zwar ein organisiertes HR-Management, jedoch handelt es sich meist um eine Ein-Mann- oder –Frau-Abteilung.

Diese nimmt dem Management zwar alle Personalaufgaben ab, erledigt diese aber für eine grössere Anzahl an Mitarbeitern. In beiden Fällen läuft es daher auf das gleiche Resultat heraus: Es wird gemacht, was gemacht werden muss.

Doch ein schlecht aufgestelltes Personalmanagement kann einen Betrieb ausbremsen. Bleiben zum Beispiel Mitarbeitergespräche aus Zeitmangel auf der Strecke oder werden schwierige Teamsituationen erst angegangen, wenn die Situation kurz vor der Eskalation steht, kann sich ein Betrieb nicht weiterentwickeln.

Gute Personalarbeit beeinflusst die Innovationskraft eines Unternehmens erheblich

Im ersten Fall, weil Mitarbeiter nicht die Chance bekommen, neue Ideen einzubringen. So bleiben neue Innovationsansätze auf der Strecke. Im zweiten Fall geht das schlechte Betriebsklima zu Lasten der Produktivität eines Unternehmens.

Das ist keinesfalls übertrieben. Im Gegenteil ist der Zusammenhang zwischen einem guten Klima und der Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter sogar wissenschaftlich verbrieft. Forscher der Universität St. Gallen konnten in Betrieben mit einem guten Klima eine um 16 Prozent höhere Leistung messen und eine um 12 Prozent höhere Innovationsrate.

Der Wert und der betriebswirtschaftliche Nutzen einer proaktiven Personalarbeit wären damit also mehr als erwiesen. Doch so lange in der Personalbetreuung Zeit und Kapazitäten fehlen, weil die Personaladministration alle Ressourcen verschlingt, steht es nicht gut um die Zukunftsfähigkeit eines Betriebs.

Wie HR Software KMU’s helfen kann

Dabei gäbe es längst Lösungen aus dem Digitalbereich, die HR so manchen Painpoint nehmen könnten. Stattdessen erledigen Personalverantwortliche Vorgänge in kleinen und mittelständischen Betrieben häufig noch mühsam auf Papier oder steuern sie umständlich über verschiedene Fachbereiche hinweg über unterschiedliche Computer-Programme.

Weder sind diese vernetzt, noch tauschen sie Daten aus. Das führt zu einer verzögerten Übermittlung von Informationen, doppelter Buchhaltung und einer erhöhten Fehlerwahrscheinlichkeit, weil beim Abtippen oder herumkopieren von Informationen Nachkommastellen auf der Strecke geblieben sind oder ganze Personalprofile falsch abgespeichert wurden.

Würden Personalverantwortliche in kleinen und mittelständischen Unternehmen diesen Bürokratiemonstern zu Leibe rücken, bliebe ihnen dank effizienterer Prozesse viel Arbeit erspart:

  • Die einzelnen Programme tauschen automatisiert Daten aus, was Fehler reduziert, Prozesse strafft und eine doppelte Buchhaltung überflüssig macht.
  • Mitarbeiter können per Self-Service in administrative Prozesse eingebunden werden, was HR erheblich entlastet.
  • Prozesse können fachbereichsübergreifend einheitlich über ein Programm gesteuert werden, auf das jeder über individuelle Zugangsrechte zugreifen kann.

Anwendungsbereiche für eine HR-Software

In welchen Bereichen ist der Einsatz einer HR Software besonders sinnvoll? In einer digitalen Personalakte haben Anwender zum Beispiel immer alle relevanten Informationen ihrer Mitarbeiter im Blick: Kontaktdaten, Arbeitsverträge, Gehaltsdaten und vieles mehr.

Wichtige Personaldokumente können jederzeit hinzugefügt werden und aus der Mitarbeiterübersicht können Nachrichten mit Anhang schnell und einfach an befugte Kollegen oder Vorgesetzte gesendet werden. So hat jeder Zugriff auf das jeweils aktuelle Dokument.

Es gibt im Personalwesen aber auch digitale Helfer, die dabei unterstützen, Arbeitsverträge zu erstellen. Anwender definieren einfach individuelle Kennzahlen und Merkmale. Diese werden von dem Programm an den entsprechenden Stellen ausgefüllt und als PDF-Datei gespeichert. Fertig. So entstehen Arbeitsverträge innerhalb weniger Minuten.

Abwesenheitszeiten verwalten

Auch in punkto Abwesenheitsmanagement verschaffen digitale Anwendungen erhebliche Erleichterung von administrativen Aufgaben. Personalverantwortliche sehen sämtliche Abwesenheiten der Mitarbeiter jederzeit ein und können Mitarbeiter in den Verwaltungsprozess einbinden. In einem persönlichen Kalender beantragen diese Urlaubs-, Geschäftsreise- oder andere Abwesenheiten, die von der Personalabteilung dann nur noch verarbeitet werden müssen.

Auch im Bereich des Talent Managements wartet HR Software für kleine und mittelständische Unternehmen mit vielversprechenden Funktionen auf. Zum Beispiel können Bedürfnisse der Mitarbeiter in einer Mitarbeiterbefragung anhand frei anpassbarer Fragebögen kurzfristig eruiert werden. Auf diese Weise lässt sich feststellen, an welchen Stellschrauben gedreht werden muss, um das Betriebsklima zu verbessern.

Der Fragebogen kann aber auch als Grundlage für effiziente Personalgespräche dienen. Und für die anschliessende Zielvereinbarung gibt es ebenso hilfreiche digitale Instrumente. Mit ihnen können Ziele auf unterschiedlichen Ebenen festgehalten werden.

Die Resultate eines Mitarbeitergesprächs werden übersichtlich in der Personalakte gespeichert. Und: Jeder Zeitabschnitt einer laufenden Zielvereinbarung wird dokumentiert, sodass Entwicklungen in verschiedenen Richtungen festgehalten und, falls nötig, rechtzeitig Zielanpassungen vorgenommen werden können.

Was darf eine HR-Software kosten?

Was eine moderne HR-Software inzwischen leisten kann, ist vielen Unternehmen zwar durchaus bekannt. Investitionen in neue Personalsoftware werden jedoch gerade bei kleinen oder mittelständischen Playern abgelehnt, da die Angst gross ist, in eine Kostenfalle zu tappen.

Doch diese Befürchtung ist unbegründet. Denn der Preis für eine HR-Software hängt von der Anzahl der Benutzer ab. Also zahlen kleinere Firmen von vornherein weniger als grössere. Eine weitere Reduktion der Kosten ergibt sich, wenn wirklich nur die Module einer Software zum Einsatz kommen, die auch wirklich von einem Unternehmen benötigt werden. Dann hat HR endlich Zeit, sich um das zu kümmern, worauf es wirklich ankommt: Den Menschen im Unternehmen.

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