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Employee Self Service: So gewinnen Sie im HR.

Human resources and self-development. Modern business - vector illustration

Eine Studie von Kienbaum belegt: HR braucht mehr Zeit. Statt strategisch arbeiten zu können, verbringen Personaler einen großen Teil ihres Tages mit administrativen Aufgaben. Satte 39 Prozent der HR-Prozesse entfallen in deutschen Personalabteilungen auf administrative Pflichten. Hier könnten Employee Self Service-Portale und digitale Prozesse eine enorme Entlastung bringen.

HR fehlt die Zeit, die Weichen für Industrie 4.0 zu stellen

Es ist ein Teufelskreis: Während Personaler über große Teile des Tages in sperrigen Excel-Listen herumfuhrwerken, müssten sie eigentlich ganz andere Aufgaben bewältigen. Der Wandel der Arbeitswelt ist in vollem Gange und in den meisten Bereichen werden Routinearbeiten vom Computer erledigt. Folglich ist die Ressource Mensch immer stärker gefordert, sich kreativ und aktiv in Unternehmensprozesse einzubringen und diese mitzugestalten.

Das erfordert lebenslanges Lernen. Denn nur Mitarbeiter, deren Know-how stets top-aktuell ist, können valide Entscheidungen treffen, die das Unternehmen voranbringen. Eine Thematik, die ganz klar einen Kernbereich von HR berührt: Die Personalentwicklung. Zum Beispiel müssten neue Lernumgebungen geschaffen werden, die Lernen in den Arbeitsalltag integrieren. Doch HR fehlt die Zeit, die Weichen in Richtung Digitalzeitalter zu stellen. Dabei gäbe es noch viel mehr zu tun. Denn laut dem aktuellen HR Report 2017 von Hays kommt auf Human Resources Experten in den nächsten Jahren viel Arbeit zu.

Das sind die größten Herausforderungen für HR

„Die drei größten organisatorischen Herausforderungen in der Digitalisierung sind das Managen der zunehmenden Komplexität in der Kooperation (58 Prozent), gefolgt von der Anpassung der Führungskultur an flexible Arbeitsmodelle (53 Prozent) und der Entwicklung neuer Vernetzungsformen (50 Prozent)“, heisst es hier.

Doch stattdessen schlagen sich Personaler mit doppelter und dreifacher Datenvorhaltung in verschiedenen Systemen herum und dem Abgleich von Listen. Das wäre vermeidbar. Denn jeder HR-Prozess, der passgenau an den Computer auslagert wird, eröffnet Freiräume für Strategisches. Laut des HR Software Reports 2017 des Online-Portals HRM.de werden auch viele HR-Prozesse bereits IT-gestützt abgewickelt. Allerdings sind nur 21 Prozent der Personalverantwortlichen mit ihrer aktuellen Lösung „sehr zufrieden“.

Der weitaus größere Teil hat mit wiederkehrenden technischen Problemen zu kämpfen, einer eingeschränkten Funktionstüchtigkeit und Medienbrüchen. Mit der richtigen IT-Lösung könnte hingegen alles so einfach sein. Erhebliche Entlastung versprechen zum Beispiel so genannte Employee Self Service Portale. Zu Deutsch: Mitarbeiter-Selbstbedienung.

Was ist Employee Self Service?

Das Prinzip: HR lagert über die entsprechenden Tools bürokratische Prozesse direkt an die Mitarbeiter und das Management aus. Über Employee Self Service Portale erhalten Mitarbeiter Zugriff zu ihren persönlichen Daten und verwalten diese selbst.

Längst haben HR Software Anbieter wie jacando auch reagiert und Employee Self Service Portale aus der Taufe gehoben. Zum Beispiel können Mitarbeiter in einem persönlichen Kalender Mitarbeiter Urlaubs-, Geschäftsreise- oder andere Abwesenheiten selbstständig eintragen und auch die dazugehörigen Anträge stellen. Diese müssen dann nur noch von HR verarbeitet und freigegeben werden. Im Kalender der Personalverantwortlichen laufen anschließend sämtliche Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter automatisch zusammen und sind übersichtlich dargestellt.

Warum Employee Self Service gerade für KMU interessant ist

Gerade kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von Employee Self Service. Hier bestehen die Personalabteilungen meist nur aus einer Person, wobei die Bandbreite an Aufgaben aber nicht wesentlich geringer ausfällt, als bei größeren Playern, die sich eine ganze HR-Abteilung leisten können. Entsprechend fallen administrative Zeitfresser hier noch mehr ins Gewicht.

Umso besser, wenn Mitarbeiter dann mit ein paar Klicks ihre Stammdaten wie Bankverbindung, Bildungsweg, Berufsweg, Absolvierte Seminare, Soft- und Hard Skills selbst ändern können und HR aus der Nummer raus ist.

Einsatzbereiche für Employee Self Service

Employee Self Service ist auch in der Personalentwicklung angekommen. Hier informieren sich Mitarbeiter über das Seminarangebot ihres Unternehmens, beantragen die Teilnahme an Veranstaltungen und nehmen im Nachhinein Bewertungen vor. Beispiele dieser Art für die Einsatzmöglichkeiten von Employee Self Service gibt es viele und wird es in Zukunft noch mehr geben.

Der Automobilhersteller VW nutzt Employee Self Service zum Beispiel, um eine der größten Restrukturierungen seiner Geschichte zu managen. Das Unternehmen hat zusammen mit dem Betriebsrat einen „Zukunftspakt“ vereinbart, der den Wegfall von weltweit bis zu 30.000 Stellen ohne betriebsbedingte Kündigungen vorsieht. Im Gegenzug entstehen Tausende neue Arbeitsplätze in anderen Zweigen.

Employee Self Service: Best Practise bei VW

Seinen internen Arbeitsmarkt will der Konzern über Employee Self Service steuern. Jeder Mitarbeiter ruft über das entsprechende interne Stellenportal zum Beispiel Vakanzen ab und kann sich direkt bewerben. Überdies kann er der Personalabteilung per App seine Qualifikationen übermitteln und erleichtert HR die Laufbahnplanung damit erheblich.

Dieses Beispiel zeigt: Durch den Zugriff der Mitarbeiter auf eigene Daten und Prozesse der Personalwirtschaft über das Intranet des eigenen Unternehmens oder per App werden Abläufe des Personalmanagements erheblich vereinfacht, beschleunigt und vereinheitlicht. Doch noch sind nur die wenigsten Firmen auf den Geschmack von ESS gekommen, wie Employee Self Service in Kurzform heißt. Zu diesem Ergebnis kommt eine Untersuchung der Hochschule Bochum. „Erwartungsgemäß nutzen mehr als 95 Prozent der jungen Leute zwischen 18 und 30 Jahren ein Smartphone, aber auch in der Altersklasse über 45 konnten bereits 80 Prozent ein Smartphone vorweisen“, heißt es hier. „Ein ESS-System war gerade einmal bei 15 Prozent der Befragten im Einsatz, bei 40 Prozent wird dieses Angebot nicht genutzt und dem Großteil (45 Prozent) ist diese Art eines Selbstbedienungssystems gänzlich unbekannt.“

Employee Self Service: Nachholbedarf bei Unternehmen

Damit vergeben sich Unternehmen allerdings wichtige Chancen. Nach der erfolgreichen Implementierung von ESS ergeben sich nach Ansicht von zufriedenen Kunden nämlich eine Vielzahl an Vorteilen für Mitarbeiter, Manager und HR:

  • Die Datenqualität des Systems wird durch eigenverantwortliche Aktualisierungen verbessert
  • Prozesse gewinnen an Effizienz
  • Kosten werden eingespart
  • Personalabteilungen werden durch den Einsatz von ESS entlastet
  • Die Fehlerquote wird verringert
  • Es fallen geringere Druckkosten an, weil alle Prozesse digital und nicht mehr auf Papierbasis erledigt werden können
  • Genehmigungswege werden transparenter
  • Daten können über den mobilen Zugriff auf das System jederzeit und von überall aktualisiert werden

Messungen vor und nach dem Einsatz von ESS-System haben ergeben, dass Produktivitätssteigerungen in HR bis zu 30 Prozent realistisch sind. Viele manuelle Handgriffe, die in der Vergangenheit nötig waren, fallen weg und sparen so den Mitarbeitern der Personalabteilung Zeit und Ressourcen. Routinetätigkeiten werden vereinfacht und der HR-Mitarbeiter hat endlich, endlich Zeit für die neuen Herausforderungen der heutigen Arbeitswelt. Das ist doch ein Wort!

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