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Digitalisierung: ohne uns! KMUs verschenken jährlich 130 Millionen!

Dass die Digitalisierung die Arbeitswelt revolutioniert, ist Tatsache und hat den Arbeitsalltag von Unternehmen jeglicher Grösse grundlegend verändert. Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung im eigenen Unternehmen gibt es dank der Digitalisierung viele – doch die Umsetzung findet längst nicht in alle Bereiche Einzug. So ergeht es auch dem HR und insbesondere in der Rekrutierung. Neben Effizienz leidet darunter besonders etwas – die Finanzen. In Zeiten von Frankenstärke und Fachkräftemangel verschenken KMUs hier Millionen, wie die Studie „Personalmanagement Trends 2016“ herausgefunden hat.

Kleine und Mittlere Unternehmen (KMU) machen 99% der Unternehmen in der Schweiz aus und beschäftigen rund zwei Drittel aller Arbeitskräfte. Aufgrund ihrer Grösse ist ihr effizientes und gesundes Treiben von zentraler Bedeutung für das Wohlergehen der Volkswirtschaft. In Zeiten von Frankenstärke und Fachkräftemangel, wo praktisch jedes zweite Unternehmen Mühe bei der Personalbeschaffung hat, wird deren Wohlergehen jedoch stark belastet und effizientes Handeln ist von grosser Wichtigkeit. Gut also gibt es die Digitalisierung. Sie ermöglicht kostengünstige, einfache Prozesse und trägt somit immens zur Effizienzsteigerung und Arbeitsproduktivität der Unternehmen bei.

Digitalisierung von Rekrutierungsprozessen

Die Digitalisierung hat viele Gesichter und macht auch vor dem HR nicht Halt. Dort unterstützt sie HR Fachleute dank unterschiedlichster Software bei Prozessen wie beispielsweise der Rekrutierung. Wo früher Bewerbungen per Post empfangen, dann händisch ins System eingelesen und die Kandidaten anschliessend in einem abteilungsübergreifenden Telefonmarathon kontaktiert wurden, geht heute alles per Mausklick. Der Einsatz der Software minimiert den administrativen Aufwand und spart so wertvolle Zeit und Geld. Theoretisch.

Millionenverluste für die Schweizer Wirtschaft

Die Studie zeigt jedoch: Digitalisierung ist nicht! Nur gerade 6% setzen eine sogenannte Bewerbermanagement-Software ein, die den Rekrutierungsprozess dank viel Technologie verkürzt, vereinfacht und dadurch kostengünstiger gestaltet. Rekrutiert wird zu einem grossen Teil noch wie anno dazumal: 60% aller Befragten gaben an, Bewerbungen noch immer über den Postweg zu handhaben.

Während der Rekrutierungsprozess von Eingang der Bewerbung bis zum 1. Gespräch dank Software gesamthaft rund 7 Minuten dauert, schlägt der Prozess über den Postweg mit 36 Minuten zu Buche. Will heissen, pro Kandidat rund 30 Minuten Zeitverlust.

Auch der Email-Weg ist noch weit verbreitet und liegt mit 76% Einsatz bei KMUs über dem Postweg. Wenn auch Emailbewerbungen etwas schneller bearbeitet werden können als Postbewerbungen, so hinken sie der Software mit durchschnittlich 29 Minuten pro Bewerbung ebenfalls deutlich hinterher.

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Die Post- und Email-Wege sind nicht nur veraltet und strapazieren des Papieres wegen die Umwelt, sondern sie kosten auch viel Zeit und Geld: Bei durchschnittlich 30-50 Bewerbungen pro Vakanz bedeutet das, dass KMUs rund 6 Millionen Bewerbungen auf solch ineffiziente Weise abwickeln – und das jährlich! Die Ausmasse der Ineffizienz werden durch den zeitlichen Mehraufwand erst richtig deutlich: rund 3 Millionen Arbeitsstunden werden so für administrative Aufwände verbraucht, die für deutlich wichtigere Aufgaben genutzt werden könnten.

Dass dies die Unternehmen teuer kommt, ist klar: das Nein zur Digitalisierung kostet sie jährlich rund 130 Millionen Franken. Ängste, Vorurteile und Unwissen sind die Hauptprobleme und falsche Vorstellungen über das effiziente Handling von solchen Prozessen bilden den Rahmen.

Digitalisierung falsch verstanden

Die Studie macht weiter klar, die Unternehmen verschenken nicht nur Potenzial und viel Geld beim Bewerbermanagement, sie sind allgemein nur ungenügend aufgestellt, wenn es um digitalisierte Prozesse in der Rekrutierung geht. Hierzu gehört beispielsweise auch die Art der Verbreitung von Stellenanzeigen oder der Einsatz von mobiler Technologie: Trotz der Vielfalt des Internets veröffentlichen Unternehmen ihre Stellenanzeigen immer noch hauptsächlich und sehr homogen auf Job-Plattformen, statt dort zu sein, wo sich potenzielle Karriereinteressierte wirklich aufhalten (Social Media lässt grüssen). Auch beim Einsatz von mobiler Technologie, steht man erst in den Anfängen oder ist sich darüber gar nicht bewusst – und dies obwohl 3 von 4 Schweizern bereits „smart“ unterwegs sind und deshalb dringend Handlungsbedarf bestünde.

Unternehmen müssen umdenken

Der Blick in die Karten hat gezeigt: Schweizer KMUs sind noch nicht so weit. Trotz unzähliger Möglichkeiten, die die Rekrutierung vereinfachen und vor allem deutlich kostengünstiger gestalten könnten, steckt die Digitalisierung erst in den Kinderschuhen. Im Hinblick darauf, dass die Generationen Y und Z Kinder der Digitalisierung sind und für sie der Umgang mit diesen Technologien selbstverständlich ist, müssen Unternehmen beginnen umzudenken, wenn sie ebendiese ansprechen möchten. Und zwar nicht erst morgen, sondern heute!

Digitalisierung ist nicht böse

Es bleibt noch zu sagen: Die Digitalisierung ist nicht böse und will uns auch nichts wegnehmen! Sie will uns bloss in unserer täglichen Arbeit unterstützen. Das gilt nicht nur für HR-Abteilungen sondern für die gesamte Arbeitswelt. Die alte Angst, dass der Mensch durch eine Maschine, in diesem Fall den Computer, ersetzt werden könnte, ist nach wie vor präsent und verhindert eine breite Akzeptanz gegenüber diesen neuen Möglichkeiten. Die Digitalisierung meint es aber gut mit uns – sie ermöglicht schlankere, schnellere Prozesse und hilft uns, dass wir uns auf die wesentlichen Prozesse konzentrieren können und zwar die zwischen Mensch und Mensch. Und das wird auch so bleiben – nicht nur heute, sondern auch morgen.

Über die Studie

Die von jacando und in Zusammenarbeit mit dem Schweizerischen KMU Verband und HR Today durchgeführte Studie „Personalmanagement Trends 2016“, hat im ersten Teil ihrer dreiteiligen Serie untersucht, wie heutzutage rekrutiert wird. Dazu wurden rund 100 HR-Fachleute und Geschäftsführer aus der Schweiz zum Umgang mit der Digitalisierung befragt. Gleichzeitig wurden über 100 Webseiten von Schweizer Unternehmen auf dieselben Kriterien untersucht. Die Studie kann ab Mitte September kostenlos auf www.jacando.com/ bezogen werden.

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